メールマガジン（メルマガ）とは？配信のための基礎知識や効果的な方法を紹介！

企業や団体などが提供する製品やサービスに関する情報を、定期的に発信するツールがメルマガです。

本記事では、メルマガの概要や目的、配信のメリットや課題、効果を上げるポイントなどを徹底的に解説します。またメルマガの種類や配信時の注意点、代表的な配信方法などを分かりやすくご紹介します。

メルマガ（メールマガジン）とは？

メルマガとは、配信者（企業や団体など）が顧客に向け、定期的に情報を発信するコミュニケーションツールのひとつで、通称「メルマガ」とも呼ばれています。

メルマガは基本的に、顧客自らが任意で購読を希望・登録する仕組みです。配信者が提供する製品やサービスといった情報をEmailによって発信するため、配信の時間やタイミングに縛りがありません。欧米では一般的に「Email newsletter（Eメールニュースレター）」と呼んでいます。

メルマガの基本について

企業や団体などの情報を、顧客に一斉に配信できる手法がメルマガです。メルマガの読者は任意で配信を受け取っているため、商品やサービスに対する興味の有無に関わらず、配信された情報を自然と目にすることになります。

そのためメルマガは、販売促進やPR活動に最適であり、顧客との関係構築を図ることが可能です。
メルマガの配信を検討中の方、興味のある方は、以下のリンクからメルマガの作り方や配信方法をチェックしてみてください。

メルマガの役割と目的

定期的に情報を発信することで企業や団体と顧客をつなぐメルマガには、数多くの目的があります。具体的には、どのような目的があるのでしょうか？ここからは、メルマガの代表的な目的や効果を解説します。

顧客に情報を伝達する

メルマガを配信する目的は、顧客に情報を伝達することです。具体的な伝達内容としては、企業や団体が提供する製品やサービスのQ&Aや活用方法をはじめ、ブランドの背景や魅力、顧客目線の有益なコラムや豆知識などが挙げられます。

つまり、顧客をつなぎとめておくため、配信者が顧客に知らせたい情報を届けることがメルマガの目的や効果なのです。この定期的な情報伝達は、顧客満足度の向上にも一役買っています。

自社商品やサービスを介して流入を促す

配信者が顧客へダイレクトにアプローチできる点がメルマガの特徴です。この強みを生かし、顧客に自社が販売する製品や提供するサービスの存在を知ってもらい、ホームページや店舗に送客することも、メルマガを配信する目的や効果になります。

自社商品やサービスを介して顧客の流入を促す方法は、以下の3種類がありますが、メルマガは、発信者が所有する顧客リストに登録された顧客に、直接情報を伝えることが可能なプッシュ型の送客方法となります。

• プッシュ型：企業が特定の顧客に直接アプローチする方法
• プル型：企業が不特定多数の顧客にアプローチをおこない、顧客から企業へたどり着くことを待つ方法
• フロー型：顧客がさまざまな情報を取捨選択し、企業へたどり着くことを待つ方法

 特定の商品の購買を促す

最新商品のリリース情報やセール・キャンペーン情報を発信し、顧客に特定商品の購買を促進することも、メルマガの目的や効果です。配信されたメルマガで特定商品の情報に興味を持った顧客がホームページへ訪問し、最終的に売上の向上へとつながっていきます。

また、企業の営利目的だけではなく、顧客に有益な情報を定期配信することで、コンタクトの機会や親近感を作り将来的な購買を促すことも期待できます。

メルマガの種類は大きく分けて2つ

メルマガの形式は、おもに2つの種類があります。それが「テキストメール」と「HTMLメール」です。 ここからは、それぞれの特徴や効果的な使い方を見ていきましょう。

テキストメールで簡潔に

テキストメールとは「テキスト（文字）」のみで構成された形式のメールです。 文字だけで情報を伝えるテキストメールは容量が小さいため、大半の環境で受信できる点が最大の特徴となります。 また知識・経験や専門的なツールがなくても利用可能です。

ただし画像・図の挿入や文字・色などの装飾の設定などができません。 メルマガがシンプルな内容になる場合、テキストメールが効果的です。

HTMLメールで凝ったデザインにする

HTMLメールとは、マークアップ言語の「HTML」で記述される形式のメールを指します。 テキストメールと異なり、画像・図の挿入や文字・色などの装飾の設定などが可能であるため、読者に与える視覚的な訴求効果が大きな特徴です。 またメールが開封されたかどうかが分かる「開封数」などの効果測定を取得できる点も、HTMLメールのメリットに挙げられます。 その反面容量が大きくなり、顧客の受信環境によって正しく表示されないリスクも否めません。

また、作成の際は、HTMLやCSSなどの専門的な知識が必要となります。メルマガを凝った内容に仕上げたい場合、HTMLメールが最適です。

メルマガの種類に関して、より詳しい情報を知りたい方は、以下のリンクからチェックすることができます。

メルマガ配信のメリットと課題

メルマガには、どのようなメリットや課題が存在するでしょうか。以下では、メルマガのメリットとデメリットを見ていきます。

メルマガを配信するメリット

メルマガは、他のマーケティング手法と異なる特有の魅力を持っています。具体的には、どのような長所や利点があるのでしょうか？ここからは、メルマガを配信するメリットをご紹介します。

メリット①コストを抑えられる

メルマガを配信するメリットは、コストの抑制を図れることです。一般的なダイレクトメール（手紙やハガキなどの紙のツール）の場合、ハガキ代や印刷代、配送料などの費用が必要となります。

しかしEメールを利用するメルマガであれば、物理的な費用がかかりません。また同時に大量の顧客へ送信することで、1件あたりのコストを抑えることも可能です。

メリット②顧客に直接アプローチできる

プッシュ型の販促であるメルマガは、顧客に直接アプローチできる点も大きなメリットになります。ホームページのような顧客の訪問を待つ受動的なスタイルと異なり、企業から顧客へダイレクトに働きかける（情報伝達）能動的なスタイルだからです。プッシュ型の販促は、即効性がある点も魅力といえるでしょう。

また販促目的以外にも、ブランディングや顧客との関係性を保つことが可能となります。

メリット③顧客を絞ることが可能

メルマガの登録時に入力してもらった性別・年齢・職業・趣味などの顧客情報をもとに、自社の製品やサービスを特定のターゲットにアピールすることも可能です。このように細かく顧客を分類し、それぞれの条件にマッチする人のみにメールが配信される仕組みをセグメントメールといいます。

需要と供給のバランスを踏まえ、顧客を絞ってアプローチができる点もメルマガのメリットです。

メルマガを配信する際のデメリット

コストの抑制や顧客に直接アプローチできるなど、メリットの多いメルマガですが、同時に配信時の課題も少なくありません。ここからは、メルマガを配信する際の主な課題とその対策方法を解説します。

デメリット①手間がかかる

メルマガを配信する際の課題は、手間がかかる点です。メルマガの配信にあたり、配信先となる顧客のデータ管理にはじまり、配信の目的と目標の設定、配信ツールの選定や配信リストの用意、そして肝心の本文作成など、数多くの関連業務を手がけなければなりません。メルマガの担当者は他の業務を兼任していることも多いため、上記の対応が想像以上の負担となってしまいます。

事前に各種リストをデータベース化する、担当者の専業化や関連業務の分散化などを実施し、効率的にメルマガを配信できる体勢をつくりましょう。

デメリット②効果測定が難しい

マーケティング手法のひとつとして用いられるメルマガですが、効果測定が難しい点も大きな課題となります。これは、単純にメルマガを配信するだけでは、到達率・クリック率・開封率・目的達成率・配信エラー数など、メールマーケティングとしての重要なデータを把握できないからです。

この課題の対策には、メルマガ配信システムの導入をおすすめします。メルマガ配信システムを利用すれば、メルマガの配信を効率的・効果的におこなえて、正確な効果測定も実現可能です。

メルマガを配信する際の注意点

メルマガを配信する場合「特定電子メール法」と「個人情報保護法」を必ず遵守してください。 特定電子メール法とは、迷惑メールの規制を目的とした法律です。違反すれば「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」または「行為者に対して罰則、3,000万円以下の罰金」が処せられることから十分な注意が必要となります。

違反しないために、顧客の意思表示（受信の有無）をしっかりと確認したうえで配信をおこなうことが大切です。 また個人情報保護法とは、個人情報を取り扱うすべての企業や団体に対して、その取り扱いに関する規定を設けた法律です。 違反すれば「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」や「50万円以下の罰金」が課せられます。 個人情報が漏洩した場合は、罰金だけでなく、顧客や取引先からの社会的信用を低下させてしまうことになります。情報漏洩を防ぐため、万全のセキュリティ体制を整えましょう。

メルマガの配信方法

メルマガには、おもに以下のような配信方法があります。

1. ExcelとOutlookの併用
2. Googleスプレッドシート・ドキュメントの使用
3. BCC配信の使用
4. メール配信サービスの利用

「ExcelとOutlook」や「Googleスプレッドシート・ドキュメント」を使う場合、時間や手間、知識が必要となるため、決して難易度が低いとはいえません。 またGoogleのツールは1日の送信数に制限があります。 宛先欄の「BCC」に複数のメールアドレスを入力する「BCC配信」では個人情報漏えいのリスクが高いため、おすすめできません。

操作性や安全性、確実性などを鑑みると「メール配信サービス」が最適といえるでしょう。 配信時に専門技術や知識が必要ないうえ、手間をかけずに大量配信が可能となります。 効果測定の機能が備わっている点も魅力のひとつです。

メルマガ配信の大まかな流れは？

メルマガの配信は主に、企画、文章作成、配信、効果検証のステップで進めます。それぞれの段階でのポイントと留意点を確認しておきましょう。

①企画

メルマガの企画を成功させるためには、まずターゲットを明確にすることが重要です。特にメルマガの読者層は広範囲にわたる場合が多く、読者の状態によって届けたい情報が異なります。配信前に「誰に」「いつ」「何のために」メールを送るのかをきちんと整理しておきましょう。

次に、そのターゲットの状態やニーズに合わせてテーマや内容を選定し、テーマに沿った行動を促すCTA（Call To Action）を設定することがポイントです。CTAの具体例として、資料請求やサービスページへの誘導、トライアルの申し込みなどが挙げられます。

また、どれだけ有益な内容であっても送信するタイミングを誤ると読者に見てもらえません。関係性がまだ浅い相手に突然サービスや商品に関する情報を送ると、メルマガの購読を解除される可能性もあるため注意しましょう。

②文章を作成

ターゲットに合わせてメルマガのテーマや内容を決めたら、次は文章を作成します。
読者に魅力的なメルマガを提供するために、以下のポイントを確認しましょう。

＜件名の決め方＞
タイトルは、メルマガの開封率に大いに影響します。読者がメールの内容をすぐに理解できるような、短くて簡潔な30文字前後で作成すると良いでしょう。件名の中にメルマガのテーマや内容に合った適切なキーワードを含めると、読者の関心を引きやすくなります。

＜内容の書き方＞
メルマガの本文では、最も訴求したいコンテンツを1つ用意します。他にも訴求したい内容があれば、優先順位をつけてサブコンテンツとして挿入しましょう。

伝えたい内容をすべてを詰め込んでしまうと長文になっていまい、読者が最後まで読んでくれない可能性が高くなります。内容を絞り込むことで、読者の内容に対する理解度が向上します。

＜装飾の使い方＞
メルマガの装飾は、メルマガ全体の読みやすさや魅力的な印象を与える効果があります。
その結果、開封率やその後のクリック率が向上する可能性があります。

③配信

通常、メルマガは定期配信またはステップメールのどちらかの方法で配信されます。定期配信は1日に1回、1週間に1回といったペースで実施している企業が多いと言われています。配信頻度は自由ですが、3ヶ月に1回など、間隔が長すぎると印象が薄れる傾向があります。一般的に、頻繁な接触によって読者の印象が向上すると言われています。

ステップメールは、あらかじめ設定したタイミングで配信される方法です。
たとえばユーザが今日メールマガジンに登録した場合、登録直後に1通目を送り、登録から2日後に2通目を送るといったペースで、配信対象に適した送信タイミングや頻度を設定して配信します。

配信前にはメールのプレビューとテストを実施し、レイアウトやリンク、スペルなどに誤りがないかを確認することが重要です。

④効果検証

メルマガの開封率とクリック率を分析し、効果を評価します。

開封率は【開封数 ÷ メール到達数 × 100％】で算出されます。一般的に、平均20％程度が目安とされています。開封率がこの目安を下回る場合は件名などを見直す必要があるでしょう。

また、読者はメルマガ内のリンクをクリックすることで、興味を持った内容や提供された情報にアクセスします。そのため、クリック率の高さはメルマガが読者の関心を引きつけたことを示します。これらの指標を通じてメルマガの効果を評価し、必要に応じて改善点を特定します。

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効果的なメルマガの作り方

製品やサービスの販促につなげるため、メルマガを魅力的なものに仕上げる必要があります。

しかし具体的に、どのような点を意識すれば顧客の目や興味をひくことができるのでしょうか？ここからは、効果的なメルマガを作成するためのポイントを解説します。

メルマガの形式を工夫する

情報に応じてメルマガの形式を工夫する必要があります。たとえば会員登録完了や購入完了の通知、コラムや豆知識などは、文字のみで構成した方が顧客も確認が簡単であり、シンプルで読みやすくなるでしょう。また新商品のリリース情報やサービスのQ&A・活用方法などは、随所に画像を入れた方が顧客の視覚に直接情報を伝達できます。

このような形式の使い分けが、メルマガを効果的に配信するポイントです。

ターゲットや商品に沿って内容を作る

メルマガの内容も、効果を上げるうえで重要なポイントになります。どれだけ到達率や開封率が高くても、肝心の内容に魅力がなければ、顧客の興味をひき購買意欲につなげることができないからです。

そのため、メルマガを作成する際は「販売促進」「顧客との関係構築・継続」など、配信の目的を明確にしましょう。そしてターゲット層や配信の目的にあわせ、内容や装飾を作り上げることを意識してください。 

メルマガ配信システムを選ぶ際のポイント

メルマガ配信システムを選ぶ場合、どのような点を判断基準にするべきなのでしょうか？重要なポイントは「配信量・速度」「機能」「信頼度」です。

ポイント①配信量・速度

メルマガ配信システムにおいて、最も重要な要素が配信量や速度です。他のオプションよりも「最大何通の配信が可能か？」「遅延なく配信できる速度は出るのか？」を最優先に確認し、費用とのバランスを図りながら無理のないサービスを導入しましょう。

ポイント②機能

リスト管理・HTMLメール作成機能・ステップメール機能・効果測定・時間指定など、各種機能をチェックすることも選択肢のポイントです。配信するメルマガの目的に沿った最適な機能を選ぶことが重要になります。

ポイント③信頼度

サービスの信頼度もメルマガ配信システムを選ぶ際のポイントになります。見極めるポイントは、セキュリティ対策や到達率、サーバーの安定性や導入実績などです。特に法律の観点から、セキュリティ対策が万全か否かを必ずチェックしてください。

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メルマガで期待した成果を出すためには、HTMLを使った画像での訴求や、効果検証ができる効果測定が欠かせません。しかし、自前でシステムの構築や、対応をおこなうと、工数もかかり効率的ではありません。そこで役立つのがメール配信に特化したメール配信サービスです。

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メルマガの配信は目的を明確にすること

メルマガは読者との関係性を構築・継続させ、配信者と読者双方にとって有益なコミュニケーションツールです。情報伝達・送客・購買が目的であり、企業視点から見た場合、顧客に直接アプローチできる重要なマーケティング方法でもあります。

メルマガを配信するときは、その目的を明確に定め、最適な方法で配信をおこなわなければなりません。専門的な技術や知識、手間や時間を要するとともに、法律の遵守といった観点からも、メルマガの配信にはメルマガ配信システムの利用をおすすめします。

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