メールフォームの作り方は？設置メリットやセキュリティ対策について解説

多くの企業のWebサイトに設置されているメールフォーム。問い合わせ対応やセミナー申し込み、顧客の声の収集など、さまざまな場面で活用されている便利な仕組みです。一方で、「どのように機能しているのか」「どんな仕組みで動いているのかがよく分からない」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、メールフォームの仕組みや作り方について解説します。

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メールフォームとは？

メールフォームとは、問い合わせなどを受け付けるためにWebサイト内に設置された「入力フォーム（入力欄）」のことです。ユーザーがフォームに必要事項を入力し、送信ボタンをクリックすると、その内容がサイト管理者へメールで通知されます。

メールフォームを設置することで、ユーザーはメールソフトやアプリを起動したり、メールサービスにログインしたりすることなく、簡単に問い合わせを送信できます。

メールフォームが持つ機能

メールフォームには、主に以下のような機能があります。

• 自動返信メールの送信
• 入力補助（住所の自動入力やSNS連携など）
• バリデーション（入力内容のエラーを画面に表示する機能）
• ファイル添付

メールフォームの機能は、受信側、送信側双方にメリットがあります。受信側（主にサイトの担当者など）のメリットは、フォーム送信をしたユーザーに自動で「受付を完了しました」といった返信メールを送信できることです。この自動返信メールにより、サイトの担当者は手動でメールを確認し受領したことを返信する必要がなくなります。

またファイル添付機能を活用することで、画像やPDFなどのファイルを受信できるようになります。送信側（主に問い合わせなどをするユーザー）のメリットとしては、住所の自動入力を可能にする入力補助機能や、入力内容の不備を知らせてくれるバリデーション機能などが挙げられます。これらの機能により、入力時の負担を軽減できる点が大きな利点です。

メールフォームの基本的な構成

メールフォームは、主に「入力フォーム」「確認画面」「完了画面」の3つの画面で構成されています。入力フォームは、名前やメールアドレス、電話番号といった個人情報、問い合わせ内容などを入力する画面です。各項目への入力方法は、直接テキストで記載するほか、ラジオボタンやチェックボックス、プルダウンで表示される選択肢の中から回答を選ぶこともできます。

確認画面は、入力した内容に間違いがないかを確認するための画面です。入力内容が正しければ「送信」ボタンをクリックしてメールを送信、間違いがあれば「戻る」ボタンで入力画面に戻ります。確認画面を設置することで、入力ミスを防ぎ、正しい情報を送信してもらうことが可能となります。

完了画面は「送信」ボタンをクリックした後に表示される画面で、問い合わせが完了したことを知らせるものです。完了画面には、問い合わせへのお礼メッセージに加え、今後の流れ、受付番号、他の商品・サービスの宣伝などを表示することもあります。

問い合わせやアンケートなど利用するシーンは様々

メールフォームが活躍するシーンには次のようなものがあります。

• 問い合わせの受付
• 見積もり依頼
• アンケート調査
• イベントの出欠確認
• 会員登録
• セミナー・キャンペーンの申し込み
• 人材採用の受付
• メルマガ会員登録
• 大学入試の出願
• コンテストの投稿

ラジオボタンやチェックボックス、プルダウンのセレクトボックスなどを用いた回答方法は、資料請求画面などに利用できます。

メールフォームの作り方は大きく3つ

プログラミングで作成

プログラミングでの作成とは、HTMLやCSS、PHPといった言語を使って、自分でコードを書いてメールフォームを作る方法です。この方法では、フォームの見た目や入力項目を細かく調整でき、使いやすくてデザイン性の高いフォームを自由に作ることができます。

ただし、この方法にはプログラミングの知識が必要となるため、初心者の方や時間が限られている場合はややハードルが高いかもしれません。

HTMLで作成できるもの

HTMLは、Webページの「骨組み」を作るための言語です。例えば文字を表示したり、画像を配置したり、フォームの入力欄を設置したりすることができます。HTMLは「マークアップ言語」と呼ばれ、ページの構造を整理するためのルールのようなものです。HTMLを使うと、以下のようなことができます。

• 氏名やメールアドレスなどの入力欄の設置
• 項目ごとのラベルや説明の表示
• 入力欄に表示されるヒント（プレースホルダー）の設定

ただし、HTMLだけではデータを送信したり処理したりすることはできません。

PHPで作成できるもの

PHPは、HTMLではできない「動きのある処理」を実現するためのプログラミング言語です。例えばフォームに入力された内容を受け取り、それをメールで送信したり、確認したりする役割を担います。PHPを使うと、次のようなことができます。

• 入力された内容を受け取り、処理する
• フォーム送信後に、自動でメールを送信する
• 入力漏れや誤りがないかをチェック（バリデーション）する
• ロボットによる迷惑送信を防ぐためのスパム対策（例：Google社が提供している「reCAPTCHA」の導入）

プログラミングによるフォーム作成の流れ

1. HTMLでフォーム構造を作成
   入力欄や送信ボタンをページに設置します。
2. CSSでデザインを調整
   色やフォント、大きさなどを調整し、見やすくデザインします。
3. PHPで送信処理を実装
   入力内容を受け取り、指定のメールアドレスへ送信できるようにします。
4. バリデーションやスパム対策の追加
   入力ミスを防いだり、不正利用を防ぐ仕組みを加えます。
5. テストと公開
   正常に動作するかテストし、問題がなければ本番環境へ公開します。

WordPressのプラグインを利用

メールフォームの作り方の2つ目は、WordPressのメールフォーム用のプラグイン（機能を拡張できるプログラム）を活用する方法です。 プラグインには、コーディングの知識が不要な「Jetpack Contact Form」や、ドラッグ＆ドロップで作成できる「Contact Form by WPForms」、自由にカスタマイズ可能な「Contact Form 7」などがあります。 プラグインを使うと、手軽にメールフォームを導入できる点が大きな魅力です。

ただし、プラグインによって設定方法や機能が異なるため事前に確認をしましょう。また、セキュリティ対策も別途必要です。

フォーム作成ツールを利用

メールフォームの作り方の3つ目は、フォーム作成ツールを利用する方法です。 ほとんどのツールにはテンプレートが用意されています。 そのテンプレートの中から最適なものを選び、Webサイトに埋め込むだけでフォームが完成します。 プログラミング知識やプラグインといった専門知識がなくても、簡単かつ短時間で作成できます。

また顧客管理やアクセス解析、回答データのグラフ化などの機能、セキュリティ対策などが搭載されていることも多いため、「手間をかけずセキュリティも万全なメールフォームを作りたい」という場合に適しています。

メールフォーム作成ツールを選ぶポイント

①顧客管理機能がある

顧客管理機能とは、メールフォームに入力された顧客情報や対応状況などを管理する機能のことです。この機能があれば、顧客の名前や電話番号などを一元管理でき、問い合わせ内容も整理できます。また、一元管理した顧客情報を営業やマーケティングなどに活かせる点もメリットです。フォーム作成ツールを選ぶときには、顧客管理機能が搭載されているものを選ぶと良いでしょう。

②セキュリティ対策が十分に施されている

メールフォームでは、顧客の個人情報を扱います。そのため、セキュリティ対策が万全なフォーム作成ツールを選ぶことが大切です。次のような対策がされているツールか事前に確認しましょう。

• SSL暗号化通信への対応（盗聴や改ざん対策）
• ISMS認証（ツールの信頼性）
• サーバーの監視（不正アクセス対策）
• プライバシーマーク

③外部ツールと連携できる

外部ツールと連携できるメールフォーム作成ツールであれば、取得した個人情報の有効活用や、顧客対応の業務効率化が可能です。外部ツールには、顧客のWeb行動履歴の管理や効果的なメールマガジンの配信ができる「MAツール」や、問い合わせを即時に通知できる「チャットツール」などがあります。フォーム作成ツールごとに連携できる外部ツールは異なるため、社内で利用しているツールに対応しているかを確認して選定をすると良いでしょう。

④自動返信メール機能がある

自動返信機能とは、ユーザーがフォームを送信した直後に確認メールを自動で送信できる機能です。自動返信メールを送ることで、ユーザーはフォームが正しく送信されたことを確認でき、安心感を得られます。特にビジネスの場面では、送信内容を顧客に通知することで、サービスの信頼性向上やトラブルの未然防止につながります。この機能が標準で備わったツールを選ぶと、ユーザーとの円滑なコミュニケーションが可能となるでしょう。

⑤ファイル添付機能がある

ファイル添付機能を備えていると、ユーザーが書類や画像などをフォームと一緒に送信できるようになります。ただし、ツールによって許容されるファイル容量に差があり、容量が小さい場合はユーザーが送信できるファイルサイズが制限されることがあります。そのため、業務で扱うファイルサイズに対応できるツールを選ぶことが大切です。

メールフォームの設置メリット4つ

メリット①ユーザーからの必要な情報を収集できる

メールフォームには、企業側が必要とするユーザーの「氏名」「電話番号」「メールアドレス」といった任意の項目を設置できます。 また、必ず取得したい情報は必須項目として設置することも可能です。 任意項目や必須項目をうまく組み合わせることで、ユーザーからの必要な情報を効率的に収集できる点が大きなメリットといえます。

メリット②回答の入力ミスを防げる

メールフォームの機能のひとつに、バリデーション（入力内容のエラーを画面に表示する機能）があります。 この機能が搭載されていれば、ユーザーの入力ミスを防げます。 また、送信前に内容確認画面を設置することで、ユーザーから誤った情報が送信されることを減らすことができます。

メリット③業務効率向上につながる

問い合わせ担当者が、電話やメールで個別に手動で対応すると手間や時間がかかります。 しかしメールフォームを設置すれば、自動返信機能などにより一次対応にかかる時間を短縮できるのがメリットです。 また外部ツールと連携させることにより、顧客情報の一元管理もでき、業務効率向上につながります。

メリット④迷惑メールを減らせる

企業のメールアドレスをサイトに掲載していれば、スパムなどの迷惑メールが送られてくるリスクがあるでしょう。 しかしメールフォームから問い合わせなどを受け付ければ、企業のメールアドレスをサイトに掲載する必要がなく、迷惑メールを減らすことが可能です。

メールフォームの設置デメリット2つ

デメリット①設置コストがかかる

メールフォームの導入・運用・管理には一定のコストがかかります。 プログラミング言語（HTML・CSS・PHPなど）を使ってフォームを作成する場合、これらの知識をもった人材の確保が必要となります。 社員を新たに採用する場合は人件費が、外注するのであれば費用がかかります。また、メールフォーム作成ツールを利用する場合も、多くは有料サービスであるため、月額料金がかかる点に注意が必要です。

デメリット②セキュリティリスク

メールフォームを設置する際には、セキュリティ対策が必要不可欠です。 セキュリティ対策を怠った場合、スパムメールからのウィルス感染、個人情報の漏えいなどのリスクがあるのがデメリットといえます。 万全なセキュリティ対策、メールフォーム管理者へのセキュリティ教育は重要です。 時間と手間はかかりますが、管理するスタッフ間で個人情報を取り扱う際のルールやセキュリティ問題の事例などの情報共有、周知が必要となります。

メールフォームを設置する際の注意点

注意点①入力項目数

入力項目の数が多いと回答者が面倒に感じ、入力をやめてしまうことがあります。そのため、必要最低限の情報だけ入力してもらうように項目数を絞ること、メールフォームの目的に適した項目数にすることが大切です。項目数の目安としては、気軽に問い合わせをするタイプのメールフォームなら5項目程度、しっかりと情報を集めたい場合は10～20項目程度とすると良いでしょう。

注意点②エラー表示

入力内容に誤りや不備がある場合は、エラー表示機能を活用しましょう。どの部分を修正するのかが分かるよう、回答者に対して親切なエラーメッセージを用意しておきます。可能であれば、確認画面ではなく各項目の入力後にエラーを表示するようにすると、回答者の離脱を防ぎやすくなります。

注意点③確認画面

確認画面は省略することも可能です。省略することで送信完了率を上げることができます。ただし、省略した場合は情報の正確性が下がってしまうため、確認画面はあったほうが良いといえます。なお、確認画面には回答者に完了前であることを知らせる役割もあります。確認画面があることで回答者は安心して送信できるので、設置するとよいでしょう。

注意点④必須表示

メールフォームの項目には「必須項目」と「任意項目」があります。ユーザーに配慮し、必須項目だけ色を付ける等分かりやすくしておきましょう。

注意点⑤フロー表示

メールフォームの回答項目数が多い場合は、入力画面が複数ページにわたることもあります。複数ページに及ぶ場合には、ページの上部に進捗を表示し、現在何ページを入力しているのか分かるようにしましょう。そうすることで、送信するまでにあと何ページなのか把握でき、回答者の離脱防止に役立ちます。入力画面が2～3ページの場合であっても、できれば進捗表示をつけることをおすすめします。

注意点⑥スパム対策

メールフォームの運用中は、スパム対策が欠かせません。スパム対策をしていなければ、大量に送られてくる迷惑メールによって作業効率が下がってしまいます。自社でメールフォームを用意する場合は、必ずスパム対策をおこないましょう。また、新たにフォーム作成ツールを選ぶ際にはスパム対策機能が備わっているものを選ぶようにしましょう。

メールフォームにセキュリティ対策が必須な理由と種類

Webサイトに設置されているメールフォームは、ユーザとの重要な接点である一方、サイバー攻撃の標的にもなりやすい場所です。適切なセキュリティ対策を講じていない場合、情報漏えいや不正アクセスなどの深刻な被害を引き起こす可能性があります。

ここからは、代表的なサイバー攻撃の手法を4つご紹介します。

サイバー攻撃の方法①クロスサイトスクリプティング

「クロスサイトスクリプティング」とは、Webページに悪意のあるスクリプトを埋め込むサイバー攻撃のことです。Webアプリケーションの脆弱性を突いて不正なスクリプト（文字列だけで実行可能なプログラム）を実行させます。

この攻撃を受けると、ユーザーのセッションが乗っ取られたり、機密情報を盗まれたり、ページの改ざんや悪意のある情報を表示するといった被害が発生する可能性があります。

サイバー攻撃の方法②SQLインジェクション

「SQLインジェクション」は、第三者がSQLコマンドを悪用し、不正にデータベースへの情報にアクセスする攻撃手法です。データベースの情報搾取や、データの改ざん・削除といった被害が発生する可能性があります。

サイバー攻撃の方法③メールヘッダインジェクション

「メールヘッダインジェクション」は、悪意のある第三者がWebアプリケーションのメール送信機能を誤作動させる攻撃です。メール送信機能を誤作動させることにより、メールの内容を改ざんしたり、メールの宛先に改行コードを挿入してBccなどの新しいメールヘッダを追加し、本来の宛先以外に迷惑メールを送るなどの被害が発生する場合があります。

サイバー攻撃の方法④クロスサイトリクエストフォージェリ

Webアプリケーションの脆弱性、もしくはそれを利用した攻撃が「クロスサイトリクエストフォージェリ」です。攻撃する側が作った罠サイトを会員サイトにログインしている状態のユーザーに閲覧させ、ユーザーがログインしている会員サイトへ強制的に悪意のあるリクエスト（ユーザー設定の変更や書き込み、決済処理等）を送信します。この攻撃を受けると、アカウント悪用などの被害が発生する場合があります。

メールフォームに関するよくある質問

最後に、メールフォームに関するよくある質問をまとめて解説します。

メールフォームに入力した情報はどこに届きますか？

メールフォームに入力した情報は、基本的にフォームを設置したWebサイトの管理者や担当者に届く仕組みになっています。ユーザーが氏名やメールアドレス、問い合わせ内容などを入力して送信ボタンを押すと、その内容がメールとして管理者宛に通知されます。

場合によっては、メール通知だけでなく、データベースに保存されることもあります。これにより、問い合わせの履歴管理や分析が可能になり、迅速な対応やサービス改善に活かすことができます。なお、入力した情報は個人情報にあたるため、適切に管理されることが重要です。多くの企業では、情報の取り扱いに関するプライバシーポリシーを設け、セキュリティ対策を講じた上でデータを受け取っています。

メールフォームのSPFレコードとは何ですか？

SPF（Sender Policy Framework）レコードとは、送信元のメールサーバーが正当であることを証明する仕組みです。メールフォームから送信されるメールも、通常のメールと同様に送信元情報を持っていますが、この情報が正しいものであるかを受信側のメールサーバーが確認するために使われます。具体的には、Webサイトでメールフォームを運用する際、フォームから送信されるメールを正規のサーバーから送信していると証明するために、DNS（Domain Name System）にSPFレコードを設定します。これにより、受信側のメールサーバーが「このメールは正しい送信元から送られたもの」と判断し、迷惑メールとして誤って処理されるのを防ぐことができます。メールフォームでSPFレコードを正しく設定していないと、問い合わせメールが届かない、迷惑メールフォルダに振り分けられるといったトラブルが起こる可能性があります。メールフォーム運用時には、SPFレコードの設定も忘れずにおこないましょう。

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