メール配信システム構築の仕組みと流れ、ポイントをわかりやすく解説

商品やサービスの宣伝、お客様のナーチャリングや接点強化などのためにメール配信を利用している企業は多いのではないでしょうか。そんなメール配信において欠かせないのが「メール配信システム」です。今回は、この「メール配信システムとはどのようなものなのか」「メール配信システムを自社で構築するメリット・デメリット」「メール配信システムを自社構築できない場合について」をお伝えします。

メール配信システムの仕組み・機能とは？

メール配信システムとは、複数の宛先へ一斉にメールを送ることに長けたシステムを指し、事前に設定した内容に基づいてメールを自動で配信できるものです。メール本文の作成、配信先リストの管理、配信設定など、メール配信に必要な機能を備えています。

メール配信システムは、企業が顧客に対して効率的にメールでマーケティングをおこなう際に欠かせないツールでもあります。システムを通してメールの送信をおこなうことで、メールの開封率やメールに記載したURLのクリック率などの計測・分析が可能です。また、セグメント配信で顧客の属性によって配信する内容を変えることもできます。

さらに、メール配信システムを利用する際は、管理画面上で配信に必要な作業をおこなうため、社員個人のメールボックスに顧客の情報が集まってしまうリスクを防ぐことができます。ログインIDを複数用意すれば、マーケティングや営業など、それぞれの部門の担当者が管理画面からメール配信の状況を確認できるので、営業アプローチツールとしても機能するでしょう。

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MTA：大量のメールの一斉配信が可能

メールの大量・高速配信を実現するシステムは、MTA（メール転送エージェント／Mail Transfer Agent または Message Transfer Agent）と呼ばれています。上記の通り、メール配信システムを提供する事業者の一番の強みは、このMTAの性能です。大量のメールを高速かつ高い到達率で送ることは実は大変難しい技術で、ただ送るだけではなく、送信先のキャリアやプロバイダ等に適切なかたちで送る必要があります。キャリアやプロバイダ側は大量のメールを一気に受け取ると、それをスパムメールや迷惑メールと認識し、送信元のドメインに対して、受信ブロックや通信制限をかけることがあるためです。

メール配信システムを提供する事業者は、この問題を解決するノウハウを搭載したMTAを持っているからこそ、メール配信に対する価値を提供できるのです。

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MUA：効率的にメール作成や、配信設定が可能

また、メールを「効率的」に送ることも重要です。効率的に送るためにはMUA（メーラーまたは電子メールソフト/Mail User Agent）の存在が欠かせません。MUAはメッセージの作成やファイルの添付、配信予約や配信履歴の確認などを一手におこなうことができます。

例えば、メッセージ作成機能では、テキストメールはもちろん、HTMLメールを作成することができます。特にHTMLメールは、画像を使ったデザイン性の高いメールで、テキストメールよりも訴求力が高いのが特徴です。

ステップメール：自動予約で配信が可能

また、メール配信システムの多くは希望した日時に配信することはもちろん、購入日や予約日といった"日付に関する情報"をきっかけにして自動でメールを配信できる機能も搭載されています。購入したお客様にフォローアップをしたい場合、毎回メールを作成し、その都度配信をするのは非常に非効率です。しかし、あらかじめ設定したスケジュールに従って段階的に自動でメールを送る仕組みを活用すれば、効率的にフォローアップをおこなうことが可能です。こうした仕組みにより、日をおいて適切なタイミングで連絡することで、既存顧客はもちろん見込み客の増加と育成も期待できるため、メール配信の施策として非常に有効と言えます。

このように、メール配信システムを利用することで、大量配信・高速配信はもちろん、到達率の高いメールを効率的に配信することができるのです。

メール配信システムの種類

メール配信システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」2種類があり、自社にあったシステムを利用することが大切です。詳しく解説していきます。

ネット接続のみで利用できるクラウド型

クラウド型とは、メール配信サービス事業者が提供するシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態のことを言います。導入コストを抑えられるだけでなく、メンテナンスなどの運用負荷もかからないため、比較的安価にはじめやすいのが特徴です。環境設定さえ終えてしまえば、すぐに利用することができ、インターネット環境があればどこからでも利用できます。

自社サーバで構築して利用するオンプレミス型

オンプレミス型とは、自社でサーバやソフトウェアなど必要なものを用意し、自社でシステムの構築・運用をする形態です。オンプレミス型は自社で構築や運用することから導入コストが高く、ある程度の知識や技術が必要で初心者が導入するには難易度が高いと言えます。

そのため、専門のSIer（エスアイヤー）に構築などを委託する企業も多いです。その場合はサーバ環境の設置以外の構築費用がさらに膨らむ場合があります。

メール配信システムを導入するメリット

メール配信システムを導入するメリットを3つご紹介します。

①大量配信でも高速に到達率の高いメールを送信できる

前述の通り、メール配信システムを導入する1番のメリットは、「大量配信でも高速に到達率の高いメールを送信できる」ことです。個人同士でメールを送る場合、、メールの配信遅延や不達はあまり発生しませんが、企業が何千通や何万通といった大量のメールを一斉に配信する場合は、配信の遅延や不達が生じることがあります。メール配信システムを利用することで、システムの処理速度を高めることができるため、メール配信遅延や不達を防ぐことができます。

なお、メールの配信遅延や不達の要因は、システムの性能の問題だけではありません。近年の迷惑メールの増加にともない、送信先となる携帯キャリアやインターネットサービスプロバイダ等において、迷惑メール対策が厳しくなってきていることから、各社が設ける迷惑メール対策のガイドラインに沿った、適切なメールを配信することが求められています。

万が一、携帯キャリアやインターネットサービスプロバイダから"迷惑メール"と判定されてしまった場合、受信ブロックや通信制限といった処置がとられ、メールの配信遅延や不達といった事象につながる可能性が高くなります。しかしメール配信システムには、携帯キャリアやインターネットサービスプロバイダ等のノウハウと配信ロジックがあります。そのため、最適化を行うことで、大量かつ高速に到達性の高いメール配信を実現することが可能です。

②効果的なメールマーケティングを実施できる

メールマーケティングを実施している企業にとって、「そのメールがどれだけユーザーの興味を引くことができたか」は重要なポイントです。ただ定期的にメール配信をするだけでなく、クリック数が高くコンバージョンにつながりやすいメール本文を作成したり、開封されやすい配信時間帯にメール配信をしたりと、効率的にトライ＆エラーを重ねなければ最大の効果は期待できません。そこで必要になってくるのが、メールの「効果測定機能」です。効果測定機能とは、メール配信後にお客様がどれだけ開封やURLをクリックしたかといったアクションを測定できる機能です。配信しているメールを数値化することによって、具体的な問題点が見えてくるため、改善点をより把握しやすくなります。メールマガジンやキャンペーンメールの効果確認に欠かせない機能を、メールシステムの導入によって利用できます。

③セキュリティ対策ができている

迷惑メールやフィッシング詐欺といった、ユーザーに被害をもたらす悪質なメールの多くはは、送信元を偽った「なりすましメール」として配信されます。企業や第三者を装って送ることから、なりすましメールだと気づかずにログインIDやパスワード、クレジットカード番号などの個人情報が盗み取られるケースが多発しており、昨今の大きな問題にもなっています。

そこで、開発されたのが「送信ドメイン認証」という技術です。送信ドメイン認証とは、それが正当な送信元から配信されたメールであるかを確認する技術です。主な送信ドメイン認証には「SPF（エスピーエフ）」と「DKIM（ディーキム）」の2種類があります。「SPF」は、インターネットの住所となるIPアドレスを元に、正当なドメイン（送信元）から送られたメールであるかを判断します。一方「DKIM」は、電子署名を元に正当なドメイン（送信元）からメールが送られてきたのかを判断する技術です。

このようなセキュリティ対策がされていない場合、迷惑メールが届くことはもちろん、実際に存在する正当なアドレスからメールを配信したとしても、なりすましメールと認識されてしまい、メールの受信者が受信拒否をしてメールが届かなくなることもあります。送信ドメイン認証を用いることにより、送信元は届けたい情報を適切に受信者に届けることができ、受信者は迷惑メールの被害を防ぐことができるのです。

メール配信システムを構築する際のポイント

メール配信システムを自社で構築する際は、セキュリティや運用負荷、サーバ性能などを事前にしっかり確認しておくことが重要です。構築後に問題が起きると、メール不達や情報漏洩といった大きなトラブルにつながる可能性があります。ここでは、安全かつ効率的に運用するために押さえておきたいポイントを紹介します。

セキュリティ対策を検討する

メール配信システムは外部から攻撃されやすく、不正アクセスの標的になることも少なくありません。安全に運用するためには、構築の段階からセキュリティを重視した設計が必要です。まずはSSL/TLSで通信を暗号化し、送受信中のデータを盗み見られたり改ざんされたりするリスクを防ぎます。

さらに、SMTP認証を導入して不正中継を防止し、送信ドメイン認証（SPF・DKIM・DMARC）を正しく設定することで、迷惑メール判定を回避し、確実に届けたい相手にメールを届けることができます。サーバ側ではスパムフィルタやウイルスチェックを導入し、マルウェアやフィッシング攻撃を未然に防ぎます。

加えて、侵入検知・防御システム（IDS/IPS）を組み合わせると、不審な通信を早期に察知し、自動的に遮断することが可能です。こうした多重防御の仕組みを整えておくことで、システム停止や情報漏洩といった重大なトラブルの発生リスクを大幅に下げることができます。

セキュリティは導入して終わりではなく、日々の監視とメンテナンスが求められます。定期的に脆弱性診断を実施し、OSやソフトウェアのセキュリティパッチを適用しましょう。また、アクセス権限を必要最小限に絞り、ログを自動収集・分析する体制を整えておくことで、異常が起きたときにすぐ対応できるようになります。日常的な監視と改善を積み重ねることで、長期的に安全な運用を維持することができます。

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受信プロトコル（POP/IMAP）を適切に選択する

メールの受信方式は、日々の業務効率や使い勝手に大きく影響します。POPは、受信時にメールを端末へダウンロードし、サーバ上のメールを削除する仕組みです。サーバの容量を節約でき、処理も軽いため、少人数の環境やローカル保存を前提とした運用に向いています。

また、一度受信したメールは端末に残るため、インターネットが使えない場所でも閲覧できるのが利点です。一方、IMAPはメールをサーバ上で管理し、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から同じメールを閲覧できます。フォルダ分けや既読・未読の同期もできるため、リモートワークや出張の多い環境、複数人で同じアカウントを使う際の運用に適しています。ただし、サーバ負荷が高くなりやすいため、あらかじめ十分な容量と処理性能を確保しておくことが重要です。

どちらの方式を選ぶ場合でも、SSL/TLSによる暗号化通信やSASL認証を導入し、パスワードやメール本文が安全に送受信される環境を整えておきましょう。用途や運用体制に合わせて最適な方式を選択することが、安定したメール運用の第一歩となります。

メールサーバの容量を確認する

メールサーバの容量設計は、システムの安定稼働を左右する重要なポイントです。必要容量は、ユーザー数、1日あたりの送受信メール数、平均的な添付ファイルサイズ、メール保管期間などをもとに算出します。特に添付ファイルを多用する企業や、長期間メールを保存する必要がある企業では、容量不足が発生しやすいため注意が必要です。容量が足りなくなると、メールの遅延や不達、最悪の場合はメール受信が停止するリスクがあります。

運用開始後は、容量の使用状況を常にモニタリングし、一定の容量を超えた段階で通知が届くように設定すると安心です。複数のサーバで運用する場合は、NFSサーバを使ったデータ共有や、LDAPを用いたユーザー認証情報の一元管理を行うと、メンテナンス負荷が減り運用がスムーズになります。さらに、定期的に古いメールやログを整理し、必要なデータだけをアーカイブ化して保存するルールを作っておくことで、長期的に安定した稼働を維持できます。

用途に適したサーバを選択する

どの環境でメール配信システムを運用するかは、パフォーマンスや安定性に大きな影響を与えます。大量配信を行う場合は、SMTPサーバを送信用と受信用に分離することで処理負荷を分散し、安定した配信が可能になります。専用サーバを用意するか、他サービスと共用するのかを事前に決定し、必要な性能やセキュリティ要件を満たす構成を選ぶことが大切です。

また、障害が発生しても業務が止まらないように、クラスタ構成やフェイルオーバーなど冗長化に対応しておきましょう。クラウド、オンプレミス、レンタルサーバなどの選択肢を比較し、コスト、拡張性、セキュリティのバランスを考慮して決定します。将来のユーザー数やトラフィック増加も見越した設計にしておくと、移行や拡張の手間を減らせます。

メール配信システムを構築する流れ

メール配信システムを自社で構築するには、いくつかのステップを順を追って進める必要があります。まず、インターネット回線を整備し、ルーターなどの通信機器を設置します。次に、独自ドメインを取得してDNSサーバを設定し、メールアドレスが正しく配信されるように準備します。その後、SMTPやPOP/IMAPといったメールサーバソフトをインストールし、必要に応じてメーリングリストソフトやウイルス対策ソフトを導入します。

さらに、ユーザーアカウントの作成やアクセス権限の設定、暗号化通信（SSL/TLS）や認証方式の設定を行い、セキュリティ面を強化します。最後に、メールソフト側の接続設定を行い、テスト送信・受信を繰り返して問題がないか確認します。これらのステップを丁寧に踏むことで、安全かつ安定したメール配信環境を構築できます。

メール配信システムを自社構築するメリットとデメリット

ここからはメール配信システムを自社構築するメリットとデメリットをご紹介します。

メール配信システムを自社構築するメリット

メール配信システムを自社構築するメリットの1つとしてカスタマイズ性が挙げられます。クラウド型はメール配信サービス提供会社が提供するサービスを使うため、自社の要望にあわせた柔軟なカスタマイズができません。一方、オンプレミス型であれば自由に機能をカスタマイズすることが可能なので、社内の状況や実現したいメール配信方法にあわせて、柔軟に対応することが可能です。また、セキュリティを強化できる点も大きなメリットです。

クラウド型の場合、顧客データ等はインターネットのクラウド上に保存されるため、セキュリティは提供会社に依存する形となります。セキュリティ対策がしっかり取れていない場合は、顧客データの情報漏洩に繋がる恐れもあります。オンプレミス型の場合は、自社でシステムを構築できるのでセキュリティ面は社内で要求されるレベルに合わせて、クラウド型よりも高く設定できます。

メール配信システムを自社構築するデメリット

一方でデメリットは導入コストやランニングコストが高いことが挙げられます。サーバやソフトウェアの用意だけで、ある程度の準備期間と費用が必要になります。さらに、開発しておわりではなく、その後発生する維持や運用費などのランニングコストも必要となります。また、システムの監視はもちろんのこと、システム障害が起きた場合には全て自分達で対応しなくてはいけません。このようにコストと手間がかかるため、導入は慎重に検討する必要があります。

メール配信システムを自社構築できない場合は？

メール配信システムを自社で構築するにはコストと管理・保守の課題を解決する必要があります。以下は、メール配信システムを自社で構築するのが困難なケースです。

• システム開発やサーバ導入の初期費用を工面できない
• サーバやシステムを管理できるエンジニアがいない
• システムの監視体制を整えることが難しい
• すぐにメールマーケティングを始める必要がある

このような場合には、クラウド型のメール配信システムを契約することがおすすめです。クラウド型の場合、サーバやシステムの構築が不要で、初期コストを抑えられるだけでなく、サーバやシステムの維持管理の負担もありません。契約すれば短期間で導入できるため、非常に便利です。

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まとめ

メール配信システムについての理解は深まりましたでしょうか。企業がメール配信に求めるニーズは多様化しています。必ずしも大量配信や高速配信だけではないため、どのようなメール配信を実現したいのか洗い出してから検討しましょう。

もしカスタマイズ性などを重視する場合はオンプレミス型がおすすめですが、「自社に開発・保守を推進できるメンバーがいない」、「なるべく早く、工数をかけずにメール配信を始めたい」、「高速かつ高い到達率でメール配信をしたい」と考えている方は、ぜひクラウド型の「アララ メッセージ」をご検討ください。

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