メールを大量送付する手順や注意点、配信システムの選び方を解説

マーケティングの一環としてメール配信をおこなっている企業様は多いと思います。しかし、中にはメール配信システムを導入せずに、配信をおこなっている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？こうした企業からは、「運用に時間がかかってしまう、メール配信に遅延が起きる」といった声をよく耳にします。

本コラムでは、メール配信システムを活用することで得られるメリットについて、ご紹介します。

メールの大量送付とは？

メールの大量送付とは、1回のメール送信で多数の人に情報を届けることを指します。例えば、メールマガジンの配信や多数の取引先への案内、社員全員への情報共有などの場面で活用されます。

宛先の入力は手動でおこなうこともありますが、便利なシステムを使えば自動で送信することも可能です。

メール配信は有効なマーケティング手段の1つ

マーケティングをおこなう上で、メール配信は有効な手段のひとつです。しかし、大量のメール配信はやり方を間違えると、手間がかかりすぎることもあります。手作業でメール配信をおこなっている場合は、便利なメール配信システムの導入がおすすめです。

それでは早速、メール配信システムのメリットを詳しく解説していきます。

メールを大量送付するビジネスシーン

ビジネスでメールを大量送付するシーンとして、以下の3つが多いのではないでしょうか。

• 社内での連絡
• メールマガジンの送付
• 既存顧客への販促

社内での連絡

全社員に向けた一斉連絡などにメールを用いると、時差なく一度に必要な情報を届けられるため便利です。

言い継ぎや掲示板などでの周知では連絡漏れのリスクが高まりますが、メールであれば着実にそれぞれに必要事項を伝えやすくなります。

メールマガジンの送付

顧客や取引先に最新情報を届ける手段として、メールマガジンがよく用いられます。メールマガジンは一斉に大量に配信するケースが多く、新商品のお知らせや、お得なクーポンの配布、セールの案内など、一度に多数の顧客に情報を届けることができます。上手に活用すれば売り上げの向上や良好な関係構築につながります。

大量配信のルールを理解し、受信者に迷惑メールだと誤解されないようにしましょう。

メールを大量送付する際の懸念点

メールの大量送付は、一度に多数の相手に情報を届けることができるという大きなメリットがあります。しかし、注意すべき点やリスクもあるため、トラブルを防ぐためには事前にしっかり確認しておくことが大切です。

手間がかかる

パソコンに標準実装されているメールソフトでも、大量のメールを配信することは可能ですが、文字入力やコンテンツ作成作業、ダブルチェック、配信作業などに非常に多くの手間と時間がかかってしまいます。

BCCの配信による情報漏えいのリスク

また、安易にBCCで配信すると個人情報漏えいのリスクが高まります。BCCと間違えて受信者全員にメールアドレスが表示されるCCで配信してしまうと情報漏えいとなり、失った信用を取り戻すのに時間と手間がかかります。

標準実装されているメールソフトによる大量のメール配信は、リスクが高いことを認識しておく必要があります。

配信スピードが遅くなる

メールマーケティングの規模が大きくなれば、配信先が何万件にも及び、配信スピードが遅くなることがあります。場合によっては、配信完了まで1日以上かかることもあります。

その結果、最適なタイミングでメールを届けられず、マーケティングの効果が十分に発揮されない可能性があります。

メールを大量送付する手順

代表的なメーラーであるGmail、Outlook、Thunderbirdでは、メールの大量送付の手順はほぼ同じです。簡単にまとめると、以下の4つのステップに沿って送信します。

• メール作成画面を開く
• 宛先欄の「TO」「CC」「BCC」のいずれかに相手のメールアドレスを入力する
• 件名や本文を作成する
• 送信する

宛先欄の「TO」「CC」「BCC」については、明確にその違いを知っておくことが重要です。情報漏えい等のトラブルにつながらないように、整理して覚えておきましょう。

メールを大量送付する際に注意すべきポイント

メールの大量送付は、ルールを守り適切におこなう必要があります。以下の注意点をよく確認し、十分に理解しておきましょう。

法律やガイドラインを順守する

特定電子メール法では、広告や宣伝目的の電子メールを送信する際に、事前に受信者の同意を得ることが原則として義務付けられています。また、送信者情報を偽らないことや、送信拒否を希望した受信者へのメール送信をおこなわないなど、様々なルールが定められています。

Gmailでも送信者に関するガイドラインが定められており、このガイドラインに沿わない方法でメールを送ると、メールがブロックされたり迷惑メールに振り分けられたりする可能性があるため注意が必要です。

これらの法律やガイドラインを順守することは、メールの大量送信をおこなう上で必須です。

参照：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律 | e-Gov 法令検索
https://laws.e-gov.go.jp/law/414AC0100000026/

参照：メール送信者のガイドライン - Google Workspace 管理者 ヘルプ
https://support.google.com/a/answer/81126?hl=ja

迷惑メールに分類されないように対策する

せっかく送信したメールも、迷惑メールと誤認されてしまうと相手に確実に届けることはできません。特定のIPアドレスから大量のメールを送信すると、迷惑メールと判断されるリスクが高まるため注意が必要です。

迷惑メールだと誤認されないための対策としては、以下のような点が有効だとされています。

• 受信者にとって有益な内容にする
• 受信者にとって関連性の高い情報を届ける
• 頻繁に送らない
• 送信者情報や配信停止手続きについて本文中に明記する

これら以外にも、迷惑メールと誤認されないための対策は複数あります。詳しくは、以下の記事も参考にしてみてください。

送信制限を考慮する

OutlookやGmailといった無料メーラーを使う場合、1回の送信数の上限があり、最大で500通までとされています。これを超えて送信しようとすると、メールが送信できないだけでなくアカウントが一時停止されるリスクもあるため注意が必要です。

送付先データは正確にインポートする

一度に大量のメールを送信する場合、情報漏えいへの注意も不可欠です。送付先データは正確にインポートしましょう。情報漏えいは、企業にとって重大な信用問題につながります。一度のミスで、その後のビジネスに大きな影響を及ぼす可能性があることを踏まえ、慎重に対応することが重要です。

メールの大量送付に配信システムを活用するメリット

配信スピードを上げて新鮮な情報をユーザへ届けたい場合は、メール配信システムを導入しましょう。メール配信システムを使えば、適切なタイミングで大量配信ができるだけでなく、受信者のゴミ箱に入らないように工夫することもできるため、メールマーケティングの基本である「確実にメールを届ける」ことも可能となります。また、HTMLメール作成が容易におこなえるため、より魅力的なメール作りにも役立ちます。

さらに、メール配信システムを利用すると高度なレベルでのマーケティングも実現可能です。どのユーザが、いつ、メール本文に記載されているURLをクリックしたのか、クリックカウントを取得することはメールマーケティングにおいてとても重要です。

その他、セグメント配信を活用すればユーザに適したメールの作成も簡単におこなえるため、マーケティング効果を大きく高めることができます。

仕事が楽になるメール配信システムの選び方

数あるメール配信システムの中でも、自社に合ったものを見極めることが大切です。どのシステムを導入すれば良いか悩んでいる場合は、無料トライアルを試してみるのも良いでしょう。

メール配信システムを選ぶ際は、自社のメールマーケティングに必要な機能を備わっていることに加え、使いやすさも非常に重要な要素です。いくら優れた機能があっても、直感的に操作できなければ十分に活用できません。役立つシステムを最大限に活用するために、操作性にも重点をおきましょう。

さらに、メールマーケティングを効果的に活用するためにも、分析機能が充実したシステムを積極的に選んでいきましょう。

料金体系

メール配信システムを選ぶ際は、コストパフォーマンスをよく考えて慎重に比較するようにしましょう。基本的には、送信数に応じて課金されることが多いものの、料金体系はシステムによって異なります。

一見、初期費用が安く見えても必要な機能をオプションで追加すると費用がかさむケースもあります。あらかじめ送信数を想定し、必要な機能と照らし合わせながら無理なく利用できるシステムを選びましょう。

機能性

メール配信システムを選ぶ上で、機能性は重要なポイントです。特に、HTMLメール作成機能や予約配信機能、分析機能などが備わっているかを確認しておきましょう。

また、何のためにメール配信システムを利用するのかを明確にした上で、自社のニーズに対応できる機能がついているかどうかで選ぶことが大切です。

操作性

せっかくメール配信システムを導入しても、使いこなせなければ味がありません。操作がシンプルで使いやすく、簡単にメール作成ができるかどうかが重要なポイントです。

実際にメール配信を担当するスタッフが操作できるかどうかを確認するために、無料トライアルやデモ版で試してから検討することをおすすめします。

メールを大量送付するなら"アララ メッセージ"

メールを大量に送信したい場合、しかもできるだけ低コストでおこないたいなら、メール配信サービス「アララ メッセージ」の利用がおすすめです。メールマーケティングに必要な機能が備わっており、メールの配信遅延や不達といった問題を改善できます。メール作成もシンプルな送さでおこなえるため、操作に不慣れな人でも安心です。

契約は1ヶ月から可能で、月間送信数に応じた複数のプランが用意されています。国産サービスのため、困った時もスムーズに相談でき、サポート体制にも安心感があります。

メール配信システムで確実にメールを届けよう！

メールマーケティングでは、ユーザにきちんとメールが届いているか、届いたメールを実際に見てもらえているか、さらに見た後にどのような行動をとるのかが気になるところです。メール配信システムを活用すれば、ユーザへ確実にメールを届けるだけでなく、その後の動向までも知ることができる優れたツールです。

ビジネスを成功へと導くチャンスを広げてくれるメール配信システムの導入を、ぜひ検討してみてください。

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