クラウドメールとは何か？利用するうえでのメリット・デメリットや仕組みをご紹介

クラウドメールをご存知ですか？

今利用しているメールサービスが クラウドメールかどうか分からない、という方もいるのではないでしょうか。 

近年、業務効率化やテレワークが進みメールシステムを「クラウド」化する企業が増えています。

今回は、クラウドメールの仕組みやクラウドメールを利用するメリット・デメリットを詳しく解説します。

クラウドメールとは何か?

クラウドメールとは、クラウド環境に置かれたメールサーバにアクセスをし、インターネット上のWEBブラウザを利用してメールの送受信を行うシステムです。

GmailやYahoo!メール、iCloudメールなどはクラウドメールに該当し、利用している方も多いと思います。

従来、多くのメールシステムはオンプレミスで利用されていました。メールを送受信するためのネットワークやサーバ、ソフトウェアなどを自社で運用する方法です。

パソコン1台ずつにソフトウェアをインストールする必要があり、利用する場所が制限されるなどのデメリットがありました。

しかし、クラウドメールの登場により、インターネット環境さえあればどこでも、手軽に利用を開始できるようになりました。

また、ソフトウェアの更新やメンテナンスは提供会社がおこなうため、管理に手間がかかりません。

昨今のテレワークの浸透により、インターネット環境さえあればどこでも利用できるクラウドメールは急速に普及しています 。

クラウドメールの仕組み

クラウドメールは、オンプレミス型のメールソフトとは仕組みが異なります。

クラウドメールの場合、ブラウザからWebメールサーバへログインを行い、ブラウザ（Web）上でメールの作成や送付をおこなうことができます。

ブラウザとインターネットに接続できる環境さえあれば端末は問いません。

一方、オンプレミス型のメールソフトの場合、ソフトをインストールして必要な設定をすませたPCやスマートフォンを介して、メールサーバから端末へメールをダウンロードします 。

インターネットに接続していない状態でもパソコンやスマートフォンに保存されてあるメールを読むことは可能となりますが、新しくメールを受信する際はインターネットへの接続が必要です。

クラウドメールを利用するメリット

クラウドメールを利用するメリットをご紹介します。

インターネット環境さえあればどこでも利用が可能

先でもご紹介したように、クラウドメールはインターネット環境さえあればどこでも利用できます。

社内のみに限らず、社外でも利用できるので、営業で外出先にいる際はもちろん、テレワークでも活用しやすいでしょう。

さらに、クラウドメールはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットなどでも利用可能です。

気軽にメールの確認や返信ができるので、使い勝手がよく便利です。

初期費用を抑えられ、システム運用・管理も簡単

クラウドメールは、自社サーバを設置することがないので、オンプレミス型に比べ初期費用を抑えて導入できます。

また、サーバやソフトウェアの更新なども提供会社がおこなうため、システム運用・管理の手間も発生しません。

メールデータはクラウド上に保管されるので、停電や地震などの災害時でも安心です。

セキュリティ対策もできる

クラウドメールが普及する一方、心配なのが「セキュリティ対策」。

メール内容が外部へ漏れ重大問題へと発生しないために、トラブルの未然防止や、万全のセキュリティを徹底する必要があります。

しかし、クラウドメールには、メールの誤送信防止や情報漏洩防止、メールの暗号化、ウィルスチェックやスパム対策など、様々な機能が備わっています。

昨今の動きに合わせて、クラウドメールのセキュリティ対策も日々強化されているのです。

しかし、中にはセキュリティ対策が十分ではないクラウドメールもあります。企業で利用する際は、必ずセキュリティ対策が万全なクラウドメールを選ぶようにしましょう。

クラウドメールを利用するデメリット

一方、クラウドメールにはデメリットもあります。次にデメリットをご紹介します。

カスタマイズが難しい

クラウドメールは、提供会社が運営しているメールサービスです。

提供会社のサービスを利用するため、自社に合わせてカスタマイズしにくいことがデメリットとして挙げられます。

オリジナルのインターフェースを構築したい場合やカスタマイズ機能を追加する場合には、メールクラウドでは難しい場合がありますので、あらかじめ考慮しておきましょう。

システム障害時にすぐに対策できない

クラウドメールは、オンプレミス型のように、自社で運営しているわけではないので、システム障害が発生した際にすぐに対策を打つことができず、メールを利用できない時間が発生してしまう可能性があります。

クラウドメールを選ぶ際には、安定稼働の実績があるサービスを選ぶことが大切です。

費用が割高になってしまう場合もある

クラウドメールは、ユーザー数や配信数に応じて月額費用が発生するのが一般的です。

メリットで述べたように、サーバを用意する必要がないので初期費用を抑えやすいものの、配信量が増えてしまうとその分毎月の月額費用も増えてしまうデメリットがあります。

費用を重視したい場合は、必ず導入前にユーザー数や配信ボリュームをチェックしておくことが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

本記事で「クラウドメール」について理解いただけたら幸いです。

クラウドメールをはじめ、メール配信に関するお問い合わせはいつでも受け付けています。

お気軽にご連絡ください。

関連コラム