しかし、クラウドメールの登場により、インターネット環境さえあればどこでも、手軽に利用を開始できるようになりました。また、ソフトウェアの更新やメンテナンスは提供会社がおこなうため、管理に手間がかかりません。昨今のテレワークの浸透により、インターネット環境さえあればどこでも利用できるクラウドメールは急速に普及しています。

クラウドメールの仕組み

クラウドメールは、オンプレミス型のメールソフトとは仕組みが異なります。クラウドメールの場合、ブラウザからWebメールサーバへログインをおこない、ブラウザ（Web）上でメールの作成や送付をおこなうことができます。ブラウザとインターネットに接続できる環境さえあれば端末は問いません。

一方、オンプレミス型のメールソフトの場合、ソフトをインストールして必要な設定をすませたPCやスマートフォンを介して、メールサーバから端末へメールをダウンロードします。インターネットに接続していない状態でもパソコンやスマートフォンに保存されてあるメールを読むことは可能となりますが、新しくメールを受信する際はインターネットへの接続が必要です。

クラウドメールとオンプレミス型メールソフトの違い

クラウドメールを利用するメリット

クラウドメールを利用するメリットをご紹介します。

インターネット環境さえあればどこでも利用が可能

先でもご紹介したように、クラウドメールはインターネット環境さえあればどこでも利用できます。社内のみに限らず社外でも利用できるため、営業で外出先にいる際はもちろん、テレワークでも活用しやすいでしょう。

さらに、クラウドメールはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットなどでも利用可能です。気軽にメールの確認や返信ができるので、使い勝手がよく便利です。

初期費用を抑えられ、システム運用・管理も簡単

クラウドメールは自社サーバを設置することがないため、オンプレミス型に比べ初期費用を抑えて導入できます。また、サーバやソフトウェアの更新なども提供会社がおこなうため、システム運用・管理の手間も発生しません。メールデータはクラウド上に保管されるので、停電や地震などの災害時でも安心です。

セキュリティ対策もできる

クラウドメールが普及する一方、心配なのが「セキュリティ対策」。メール内容が外部へ漏れ重大問題へと発生しないために、トラブルの未然防止や万全のセキュリティを徹底する必要があります。

しかし、クラウドメールにはメールの誤送信防止や情報漏えい防止、メールの暗号化、ウィルスチェックやスパム対策など、様々な機能が備わっています。昨今の動きに合わせて、クラウドメールのセキュリティ対策も日々強化されているのです。

なお、中にはセキュリティ対策が十分ではないクラウドメールもあります。企業で利用する際は、必ずセキュリティ対策が万全なクラウドメールを選ぶようにしましょう。

クラウドメールを利用するデメリット

一方、クラウドメールにはデメリットもあります。次にデメリットをご紹介します。

カスタマイズが難しい

クラウドメールは、提供会社が運営しているメールサービスです。提供会社のサービスを利用するため、自社に合わせてカスタマイズしにくいことがデメリットとして挙げられます。

オリジナルのインターフェースを構築したい場合やカスタマイズ機能を追加する場合には、メールクラウドでは難しい場合がありますので、あらかじめ考慮しておきましょう。

システム障害時にすぐに対策できない

クラウドメールは、オンプレミス型のように、自社で運営しているわけではないので、システム障害が発生した際にすぐに対策を打つことができず、メールを利用できない時間が発生してしまう可能性があります。

クラウドメールを選ぶ際には、安定稼働の実績があるサービスを選ぶことが大切です。

費用が割高になってしまう場合もある

クラウドメールは、ユーザー数や配信数に応じて月額費用が発生するのが一般的です。メリットで述べたように、サーバを用意する必要がないので初期費用を抑えやすいものの、配信量が増えてしまうとその分毎月の月額費用も増えてしまうデメリットがあります。

費用を重視したい場合は、必ず導入前にユーザー数や配信ボリュームをチェックしておくことが大切です。

クラウドメールの無料版と法人向けの違いとは？

クラウドメールには、個人向けと法人向けの2種類があります。それぞれの違いを解説します。

①個人向け

個人向けクラウドメールは、個人が利用するためのものであり、法人向けクラウドメールと比べて利用料金が低く、無料のものも多く存在します。

例えば、GmailやOutlook.com、Yahoo！メールなどが挙げられます。ビジネスでの利用を前提としていないため、機能がシンプルで使いやすく、基本的なメール機能からカレンダー機能、アドレス帳などが備わっている場合が多いです。

個人で使う分には、十分な機能が備わっていますが、一方で

ストレージ容量が少ない
使えるドメインが提供しているサービスのドメインになってしまう
外部ツールとの連携がしにくい

などのデメリットも挙げられます。

②法人向け

ビジネスシーンで利用される法人向けクラウドメールは、高度なセキュリティや豊富な管理機能が備わっており、有料で提供されています。「Google Workspace（Gmail）」や「Microsoft 365」などが挙げられます。企業秘密や個人情報などの機密情報を扱うため、高いセキュリティが求められており、中にはメールのウイルスチェック機能や誤送信防止機能など、強化されているサービスもあります。

また、法人向けクラウドメールは、複数のユーザーが利用することが前提のため、ユーザーのアカウント管理機能やグループウェアとの連携機能も充実しています。他にも、個人向けクラウドメールと比較すると

ストレージの容量が大きい
独自ドメインを利用できる
MAなど外部ツールとの連携がしやすい

なども挙げられます。
ビジネス利用目的なら、機能やセキュリティが充実している法人向けクラウドメールがおすすめです。

クラウドメールサービスの選び方のポイント

様々あるクラウドメールサービス。いざ、導入する際はどのように選べば良いのでしょうか。ここでは、クラウドメールサービスの選び方のポイントをご紹介します。

①セキュリティ対策が備わっているか

クラウドメールにおいては、個人情報や企業の機密情報など、重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が重要です。もし、重要なメールが外部に漏れた場合、大きなトラブルに発展してしまう恐れがあります。

トラブルを防ぐためにも、スパムフィルターやウイルス対策、不正アクセス対策、誤送信対策などが備わっているか確認をしましょう。

②必要な機能が揃っているか

クラウドメールサービスには、メール以外にも様々な機能があります。事前にカレンダーやファイル共有機能、チャット機能やビデオ会議ツールなどが必要かを検討し、必要な機能が揃っていることを確認してから選ぶようにしましょう。

なお、機能が多すぎてしまう場合は「操作がしにくい」、「使わない機能の分のコストがもったいない」など問題が発生する恐れがあります。機能が多いから良いのではなく、自社の活用に見合った機能が備わっているかどうかで判断しましょう。

③価格やプランが適正か

クラウドメールサービスの料金プランは機能やストレージ容量、利用者数などによって異なります。最適なプランがあるかを確認し、将来的に必要なプランが利用可能かも考慮しましょう。

④サポート体制が充実しているか

クラウドメールの操作方法や運用方法などの相談はもちろん、何かしらトラブルが発生した場合には迅速な対応が必要です。サービス導入後や何かしらの問題が発生した場合に、どのようなサポートが受けられるかを確認しましょう。

また、サポートの対応時間帯や問い合わせ方法なども事前に確認しておくと良いでしょう。

複数ツールとセットになった主なクラウドメールサービス

ここからは、メール以外の機能のツールもセットで利用できるおすすめのクラウドメールをご紹介します。

Gmail（Google Workspace）

画像引用元：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Gmailは、Googleが提供するビジネス向けに設計されたクラウドツール「Google Workspace」の中に含まれるクラウドメールサービスです。個人用として利用する方も多いですが、使い勝手の良さから、多くの企業でも利用されています。Meet、Chat、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど「Google Workspace」の多岐にわたるツールを使用でき、各ツールを通してメンバー同士で情報を連携・共有することが可能なため、業務やプロジェクトの管理がスムーズにおこなえます。

Gmailは、シンプルなインターフェースに加え、高度な検索機能を備えており、膨大なメールを素早く検索・管理することができます。
また、高いセキュリティ機能を備えており、スパムメールなども自動的にフィルタリングするため、迷惑メールを受信することが少なく、安心して利用可能です。

Business Starterプランの場合、月額費用680円/IDで利用することができ、スタートアップや小規模企業から大企業まで、幅広いニーズに対応しています。

Microsoft 365 with IIJ

画像引用元：https://www.iij.ad.jp/biz/office365-iij/

「Microsoft 365 with IIJ」は、株式会社インターネットイニシアティブが提供しています。Microsoft 365にメールセキュリティ強化機能をプラスし、通常のMicrosoft 365と同じ料金でより強固なセキュリティを実現できるため、Microsoft 365のメールセキュリティ機能に不安を感じている方におすすめです。

特徴は、5層にもおよぶフィルタリング機能で、なりすましメール、迷惑メールからランサムウェア、メール受信時の脅威となるメールを最小限に抑えることができます。また、誤送信の防止ができる「メール取り消し機能」やオプションとしてOffice 365が利用できない場合に、利用中のメールアドレスを変更することなくメール送受信ができる「BCP/DR対策」などがあります。

費用は、初期費用が220,000円で、月額費用は従来のMicrosoft 365と同様の440円/ユーザーから利用可能です。

セキュリティが強い主なクラウドメールサービス

次に、セキュリティの強さが特徴のクラウドメールをご紹介します。

Cybermail Σ

画像引用元：https://www.cybersolutions.co.jp/product/cybermail-sigma/

株式会社サイバーソリューションズが提供している「CYBERMAILΣ」は、日本企業に特化して開発されたクラウドメールサービスで、日本企業で必要とされるコミニュケーション・セキュリティ・リスクマネジメント機能をオールインワンで搭載しています。創業20年のビジネス向けメールシステム専門企業としてノウハウと実績を積み重ね、利用アカウント数は400万にのぼり、公共機関や大企業などのクラウドメールとして導入されています。

10GBプランで月額250円/1アカウントから利用でき、その他オプションとして

誤送信防止対策＆審査：月額200円/1アカウント
添付ファイル暗号化・分離：月額100円/1アカウント
アーカイブ5年保存：月額300円/1アカウント

などを追加できます。

Active! Mail

画像引用元：https://www.qualitia.com/jp/product/am/

株式会社クオリティアが提供する「Active! mail」は累計2,250法人、1,300万アカウントの導入実績を誇るクラウドメールサービスです。専用デザインチームが設計した優れたインターフェースが特徴で、ドラッグ＆ドロップ、右クリックやダブルクリックによるビューサイズの変更が可能です。

Active! mailは導入のしやすさ、運用負荷の低さ、導入コストにおいても大きなアドバンテージを持ち、企業の標準メールシステムとして大学の全学導入などにも採用されています。年間300,000円（100ユーザ）から利用できます。

ALL in Oneメール

画像引用元：https://www.airnet.jp/aiomail/

株式会社エアネットが提供する「ALL in Oneメール」では、システム障害に強いメールサーバ基盤に加えて、企業でのメール運用に必要不可欠なセキュリティ対策までワンストップで利用できます。日本国内の堅牢なデータセンター環境を利用し、メールサーバの「完全二重化」により、耐障害性を強化。毎月のシステム稼働率99.9％以上をSLAで保証しており、安定稼動が必須条件となる法人での利用に最適です。

また、メールの接続元のIPアドレスで利用可否を判別し、ユーザー単位に設定できる「IPアドレス制限機能」も搭載しています。契約するユーザー数に応じてLite（300ユーザまで）とPro（500ユーザまで）の2種類のプランを用意しています。

WebARENA メールホスティング

画像引用元：https://web.arena.ne.jp/mailhosting/

株式会社エヌ・ティ・ティピー・シーコミュニケーションズが提供する「メールホスティング」は、すべての設備を二重化して顧客ごとに仮想専用サーバーで提供していることにより、高い安定稼働を実現するメールサービスです。

メールに関する基本機能はもちろんのこと、高機能なメールウィルスチェックや迷惑メールフィルター、送信ドメイン認証フィルタといったセキュリティ機能も標準搭載されており、地方自治体や学校、医療機関などでも導入されています。200ID/60GBの場合、月額8,737円で利用できます。

@Securemail Plus

画像引用元：https://securemail-plus.com/

株式会社ケイティケイソリューションズが提供する「@Securemail Plus」は、メール誤送信防止、標的型攻撃メール対策、メールアーカイブなどのサービスの中から必要なものを自由に組み合わせて利用できるクラウド型メールセキュリティサービスです。

ゲートウェイサービスのため、メールボックスがMicrosoft 365やGoogle Workspaceなど他社のクラウドメールでも利用可能。既存のメール環境にプラスするだけで手軽にメールのセキュリティを強化できる点が特徴です。メールセキュリティ基本セット10アカウントの場合、月額2,800円で利用できます。

問い合わせ管理に強い主なクラウドメールサービス

最後に、問い合わせ管理機能が優れているクラウドメールをご紹介します。

メールディーラー

画像引用元：https://www.maildealer.jp/

株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は、チームで共有しているメールアドレスやメーリングリストアドレス宛のメールを複数人で共有・管理できます。お問い合わせの対応状況が見える化されるため、対応済みか確認する工数が削減でき、返信漏れや二重返信などのミスを防ぐことができます。

利用ユーザ数や保存通数に応じて月額費用が設定されています。

Zendesk

画像引用元：https://www.zendesk.co.jp/

株式会社Zendeskが提供している「Zendesk」は、メールや電話、WebやSNSなどからのお問い合わせを一元で管理できるツールで、世界160の国や地域で10万を超える企業で導入されています。
様々なプランが用意されており、チームが運用を始める際に必要なすべての機能を備わった「Zendesk Suiteプラン」の場合、月額55ドルより始められます。