オプトアウトとは何？オプトインとの違いや個人情報保護法改正による変更点を解説

メルマガ等を顧客へ送信して認知度を高める取り組みは、デジタルマーケティングの定番とも言える手法です。しかし、個人情報保護法に基づき、オプトアウト・オプトインについてよく把握した上でおこなう必要があります。

ここでは、オプトアウトに関する基本的な知識や、個人情報保護法のポイントなどについて触れながら、正しいオプトアウトの導線設置に役立つ情報をご紹介します。

オプトアウトとは？オプトインとの違いも

まずは、オプトアウトについての基本的な知識と、オプトインとの違いについて把握していきましょう。

オプトアウトの意味

オプトアウトとは、一言で表すと「基本的には自由だが、問題があれば禁止する」ことです。英語では、「選択を拒否する」という意味をもつ言葉です。個人情報保護法でのオプトアウトとは、「個人情報を第三者へ提供する場合、本人が拒否した場合はやめる」という意味になります。これは、デジタルマーケティングや電子メール等を用いた営業などにも深く関連するもので、きちんと把握しておかなければならない用語でもあります。

個人情報保護法では、個人情報を取り扱う事業者は、個人データの第三者への提供について本人から同意を得なければならないというルールが設けられています。そのため、本人の同意なしに、知り得た個人情報を第三者に提供することはできません。

もし、知り得た個人情報を第三者に提供したい場合、2つの方法があります。それが、「オプトイン」と「オプトアウト」です。これらの違いは、また後ほど詳しく解説しますが、原則として、個人情報を第三者に提供する際は「オプトイン」の方法をとります。

オプトアウトとオプトインの違い

オプトアウトとオプトインには、明確な違いがあります。オプトアウトは、英語では「選択を拒否する」という意味をもちますが、オプトインは「選択を許可する」という意味をもっています。先ほどご紹介したように、原則的に個人データを第三者へ提供する際は、オプトインの方法がとられます。オプトインでは、本人からのはっきりとした同意を得て、個人データの第三者への提供が行われます。

一方、オプトアウトの場合、本人のはっきりとした同意がなくても拒否されないうちは個人データを第三者に提供することが可能です。しかし、個人情報保護法で以下のようなルールが定められており、ルールを守る必要があります。さらに、ルールを守ったとしても扱える個人データは一部であり、内容によっては第三者への提供ができない決まりとなっています。

• プライバシーポリシー等で必要事項を記載し公表する
• 個人情報保護委員会に本人の同意をオプトアウトでとることを届け出る

オプトアウト方式での個人データの提供は、法律に抵触しないように十分に理解する必要があるということです。

オプトアウト方式を使うための要件と個人情報保護法の改正について

もともと、個人の重要な情報は、オプトアウトで第三者へ提供することはできませんでした。さらに、2020年の個人情報保護法の改正によって提供できる範囲が少なくなり、オプトアウトで提供できる個人データはより限定されることとなりました。

具体的には、要配慮個人情報や不正な手段で取得された個人情報、オプトアウトによる第三者提供の方法によって取得した個人情報等が追加となっています。要配慮個人情報とは、個人情報の中でも特に取り扱いに配慮が必要な情報であり、人種・身上・身分・病歴・犯罪歴などを指します。

オプトイン・オプトアウトが例外となるケース

個人データの第三者提供の方法は、オプトイン・オプトアウトでそれぞれルールがありますが、例外もあります。具体的に見ていきましょう。

オプトインが例外となるケース

以下に該当する場合は、オプトインの例外となります。

・Webメディア等で公開されているメールアドレスへの送信
・名刺などの書面で公開されているメールアドレスへの送信
・取引先の関係者に送るメールの送信

オプトアウトが例外となるケース

オプトアウトに関しては、以下のようなメールで付随的に広告宣伝がおこなわれる場合に、例外があります。

• 契約や取引の履行についての通知メール
• フリーメールサービスを利用したメール
• 契約前の顧客からの問い合わせに対する返信

こうした例外は、あくまでも広告や宣伝が主目的ではないことが重要です。

Webメディアがオプトインさせる方法

それでは、広告宣伝目的のメールを送りたいWebメディアが、受信者にオプトインさせる方法について詳しく見ていきましょう。

受信の承諾を得たことを明確に示す

オプトインでは、受信者が広告宣伝目的のメールの受信を許可したことを明確に示す必要があります。そのため、送信するメールには広告宣伝目的であることがすぐに理解できるよう、分かりやすい文言で見やすい場所に明記しなければなりません。これらの情報は、一般的にはメルマガの登録フォームや企業の個人情報保護方針に記載するケースが多いです。

また、受信の承諾を得たことを示す記録は、同意を得た日時と方法を明記して保存するのがオプトインのルールです。

メルマガ等の入力フォームで承諾を得る場合

メルマガ登録や資料請求をおこなう入力フォームに、チェックボックスを設けて受信承諾を得る方法があります。例えば、「メルマガを購買する」などの文言を書き、自分の意思でメルマガ配信に同意していることを示してもらうのです。このチェックを完了してもらうことで、以降は問題なく広告宣伝を目的としたメルマガ配信の実施が可能となります。

個人情報保護方針を記載したページで承諾を得る場合

もう1つの方法として、個人情報保護方針の記載ページを提示し、受信承諾をとる方法もよく選ばれています。個人情報保護に関する取り扱い方を詳細に記載し、そこで「取得した個人情報は、当社のサービスのご紹介やキャンペーン等のご案内に活用いたします」などの文言も入れます。

そのページを訪れた人が納得・承諾した上で、メルマガや資料請求の申し込みができる導線を作っておくことで、オプトインの同意を得る形です。

Webメディアがオプトアウトさせる方法と注意点

基本的に、Webメディアがメール配信等で広告宣伝をおこなう場合は、オプトインでの承諾が求められます。しかし、限定的ではありますが、オプトアウトで個人情報を第三者に提供することも可能です。具体的に、その方法と注意点を押さえておきましょう。

Webメディアがオプトアウトさせる方法

まず、個人データの内容がオプトアウトで扱えるかどうか確認し、個人情報保護法に基づいた手続きが必要となります。

• プライバシーポリシー等で必要事項を記載し公表する
• 個人情報保護委員会に本人の同意をオプトアウトでとることを届け出る

こうした要件を満たし、法令違反にならないかどうか十分に確認した上で、実施していく必要があります。当然ながら、ユーザーがWebメディアからの広告宣伝のメールなどを受信したくないと判断した時に備えて、受信拒否できる仕組みも備えておかなければなりません。

オプトアウトの注意点

オプトアウト方式での個人データの取り扱いについて、上記で要件を満たしたとしても、ユーザーにとってはあまり好ましくない方法だと思われる可能性が高いです。なぜなら、承諾していないにも関わらず、知らないところから広告宣伝のメールが届くなどすると、警戒心を感じてしまうからです。

これは、Webメディアへの信頼関係を損ねる要因にもなりかねません。オプトアウトは、一般的にユーザーからは好ましくないと思われやすいことを前提として、どうすべきか考える必要があるでしょう。

オプトアウトに関するよくある質問

ここからは、オプトアウトに関するよくある質問にお答えします。

「オプトアウトする」という言葉の意味は？

1つ目の意味は、ユーザーの承諾を得ずに宣伝広告などのメールを送る方法のことを指します。そして、もう1つの意味は、承諾せずに受け取ったメールなどをユーザーが拒否することを指します。ユーザーから拒否された場合、送信者側はそれ以上メール等を送ることができません。

オプトアウトが法律で禁止されているって本当？

2002年施行の「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」で、原則的にオプトアウトでのメール配信が禁止されました。しかし、今回ご紹介したように例外もあります。オプトアウトでの個人データの第三者提供は、個人情報保護法も踏まえて法律に抵触しない方法でおこなう必要があります。

オプトアウトのデメリットとは？

ユーザーが承諾していないにも関わらず広告宣伝等のメールが届くことで、ユーザーからの信頼を損ねる可能性があります。そのため、個人データが法律に基づいて適正に管理されていることを知らせるなどの対策が必要でしょう。また、オプトアウトによってユーザーがコミュニケーションを拒否すると、それ以上の関わりが持ちにくくなる点もデメリットです。

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まとめ

メルマガ等の広告宣伝は、適切におこなえば高い効果も期待できるアプローチですが、厳密なルールを守り法律に則っておこなう必要があります。オプトインとオプトアウトの違いをよく理解し、罰則を受けないように注意しましょう。また、法改正により従来のオプトアウトの方法がとれなくなっているケースも多いため、今一度ルールをよく確認して正しい方法で実施しましょう。

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