メーリングリストとは何？仕組みやGmail・Outlookでの設定、注意点を解説

複数の送信先に同じメールを送りたい時、宛先が多ければ多いほど時間がかかります。メーリングリストを上手に活用すると、宛先の設定にかかる時間が大幅に削減でき便利です。

ここでは、メーリングリストとは何なのか、メリット・デメリットや注意点も踏まえてご紹介します。

メーリングリストとは何？

メーリングリストとは、2人以上のメンバーのグループに対して、一括してメールを送る仕組みのことです。略して「ML」や「メーリス」と呼ばれることもあります。メーリングリストは、「To」や「Bcc」などでの一斉送信と混同されがちですが、メーリングリストにメンバーを加えれば、1つのメールアドレスを送信先に入れるだけでメーリングリストに登録された複数のアドレスへメールを送信できます。送信先に都度、個別のメールアドレスを入力しなくても良い点で明確な違いがあります。

メーリングリストの仕組みについて

メーリングリストでのメール送信は、あらかじめリストに登録しておいた複数のメンバーに対して一斉にメール送信をおこなう仕組みを指します。送信者が作成したメールをメールサーバーのメーリングリスト機能を使って送信すると、メーリングリストに登録された複数のアドレスへ同じメールが送信されます。メール受信者は送信者に対して、個別に返信することができます。なお、Ccにメーリングリストを加えて送信者へ返信すれば、メーリングリストに登録する他のメンバーにメール内容を共有することが可能です。

メーリングリストは、一度作成しておけばメンバーの変更がない限りそのまま利用でき、毎回送信先を個別に設定する必要はありません。

メーリングリストとグループメールの違いとは？

グループメールとは、複数の宛先に一斉にメールを送信する仕組みのことを言います。送信者が複数の受信者のメールアドレスを宛先（To, Cc, Bcc）に指定することで一度に同じ内容を共有でき、企業の業務連絡やチーム内の情報共有などに多く活用されています。

複数の宛先に同じメールを一度に送るという点で、メーリングリストとグループメールは似ている部分もありますが、以下の点において明確な違いがあります。

1. 専用のメールアドレスを持つか
2. 送受信の仕組み（メール送信ができる人の範囲）
3. 用途
4. 管理方法

1．専用のメールアドレスを持つか
メーリングリストの場合、複数のメンバーのアドレスを登録したメールアドレスが存在します。そこへ送信すると一括でメンバー全員へメールを配信できます。
一方、グループメールは複数の受信者のメールアドレスを手動で追加する必要があります（CcやBccを利用）。

2．送受信の仕組み（メール送信ができる人の範囲）
メーリングリストの場合、メーリングリストに送信すると 全メンバーが受信でき、返信においては、設定により「全員に返信」または「送信者のみに返信」を選択できます。グループメールの場合は、送信時に指定したメンバーにのみメールが送られ、返信時はデフォルトでは「送信者のみに返信」ですが、「全員に返信」することもできます。

3．用途
メーリングリストはその性質上、継続的な情報配信・共有に向いています。一方、グループメールは一度きりの連絡や小規模なグループでのやりとりに適しており、メールごとに送信先を設定するため、継続的な情報共有には不向きと言えます。

4．管理方法
メーリングリストでは、管理者がメンバーを登録・削除できます。これに対し、グループメールは管理者不要で、誰でも好きなメンバーを指定してメールを送信することができます。

メーリングリストのメリット・デメリット

メーリングリストを使うメリットとデメリットについて解説します。

メリット

メーリングリストの主なメリットは、以下の3つです。

• メール送信の手間が大幅に削減できる
• 情報漏えいのリスクが減らせる
• 導入コスト、人的コストが抑えられる

送信先の数が多ければ多いほど、送信先を入力する時間がかかります。メーリングリストを使えば送信先を入力する手間がかからず、作業の工数削減につながります。Gmailなどの無料ツールを使えば、導入コストもかかりません。

また、個人情報の流出を防ぎやすいのもメーリングリストのメリットです。よくあるミスとして、Bcc設定で配信予定だったメールをToで送ってしまい、送信先全員のアドレスが流出してしまうというトラブルがあげられます。メーリングリストなら、こうしたトラブルの心配がありません。

デメリット

メーリングリストにはいくつかのデメリットがあります。まず、マーケティング目的での活用には向いていない点が挙げられます。例えば、メーリングリスト宛にメルマガを配信しても、実際にどれだけの人が開封しアクションを起こしたのかを把握することが難しいため、効果の測定が困難です。また、リストの管理が手間であることもデメリットの一つです。新規登録者の追加や削除などの管理が煩雑で、特に頻繁な更新が必要な場合には不向きです。さらに、迷惑メールフィルタに引っかかることがあり、受信者にメールが届かない可能性もあります。

そのため、メーリングリストは特定のグループで同じ情報を共有する場面には適していますが、メールマーケティングのような用途には向いていないと言えるでしょう。

メーリングリストの作り方

それでは、メーリングリストの作り方について、GmailとOutlookを例に見ていきましょう。

Gmailの場合

Gmailでのメーリングリストの作り方は、以下の通りです。

• Googleアカウントで「Googleグループ」にログインする
• ブラウザ左上の「グループを作成」をクリックし新規作成画面を表示させる
• グループ名やアドレス等を入力し登録を完了させる
• メニュー一覧から「メンバーを招待」を選択し、リストに入れたいメンバーに招待メールを送る

Outlookの場合

Outlookにはメーリングリストがありませんが、Microsoft365グループの設定によってメーリングリストと同様の機能が使えるようになります。手順は以下の通りです。

• Outlook on the webを開く
• 「グループ」から「新しいグループ」を選択
• グループ情報を入力する
• 「作成」をクリックして、メンバーの名前やメールアドレスを入力する
• 「メールを送信」からメール作成と送信をおこなう

連絡先グループ（旧配布リスト）との違い

Outlookの場合、似たような機能として「連絡先グループ」というものもあります。「連絡先グループ」でも、複数の相手に同じメールを送ることが可能ですが、あくまでも複数のアドレスを1つにまとめて送るための機能です。

連絡先グループの場合、メンバーがそれぞれ連絡先グループを作成する必要があります。メーリングリストでは、特定のアドレスにメールを送ればリストに登録している人全員に同じメールが送れますが、「連絡先グループ」は個人の管理が必要なためメーリングリストのような手軽さは感じにくいかもしれません。

メーリングリストを利用する際の2つの注意点

メーリングリストを利用する際は、以下の点に注意する必要があります。トラブルを起こさないためにも、あらかじめ確認しておきましょう。

誤送信による情報漏えいに注意

メーリングリストでは、登録されているメンバー全員に同じメールが送信されます。本来ならば送る予定のない人にまでメールが届かないように、必ずメーリングリストのメンバーを確認するようにしましょう。誤送信してしまうと、情報漏えいにより相手からの信用を損ねてしまう可能性があります。

適切な体制でメンバーの管理をおこなう

メンバーの追加や削除は、特定の人が責任を持っておこなうようにしておきましょう。削除しなければならないメンバーの情報がそのまま残ったまま届けたくないメールが届いてしまったり、追加しなければならないメンバーが追加できておらず届かないといったトラブルを防がなければなりません。こうした失敗は、管理にあたる人が複数になればなるほど起こりやすくなります。

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まとめ

メーリングリストを使ったメール配信は、グループメールでの送信とは異なる特徴があります。特に、社内や同じプロジェクトを進める関係者などで共有したいメールは、メーリングリストの活用が便利です。本コラムでご紹介した注意点を確認したうえで上手に活用すれば、メール送信の手間を大幅に削減できる可能性があります。積極的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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