"オプトイン"とは？オプトアウトとの違いや仕組みを分かりやすく解説

今回はメール配信との関わりがとても深く切り離すことができない「オプトイン」についてご紹介します。

オプトインとは

オプトインの意味

「オプトイン」は英語で「opt in」と表し、ユーザが情報を受け取る際や個人情報を利用する際に許諾(パーミッション）の意思表示をすることを指します。オプトインとは反対に、許諾しない意思表示をオプトアウトといいます。

• opt：選ぶ、選択する、決める　など
• in ：入るなど

そのため「opt in」を直訳すると“参加する”になります。ただし、「オプトイン」の「opt」には“選ぶ”や“決める”といった意味が含まれているように、オプトインは単なる参加ではなく、意思のともなう参加、言い換えれば“同意”を意味しています。

メールマーケティングにおけるオプトイン

メールマーケティングにおけるオプトインは“受信許可”の意味で使われています。メールを受け取る意思を確認していないユーザに対して一方的にメールを送るのではなく、その前にユーザから「メールを送っても大丈夫です。（受け取ります）」という許可を得ることが、オプトインです。

このユーザ自らがメール配信の許可をすることに同意してからメールを配信することを「オプトイン方式」と呼びます。

オプトイン・オプトアウトの違いは？

オプトインとオプトアウトは、メール配信や個人データ取得における同意方式の違いを表します。オプトインはユーザが事前に「同意して登録する」形で、自らメールを受け取る意思を示します。一方、オプトアウトは後にユーザ側で受信拒否はできるものの、最初の配信は自由にできるため送信者側に主導権があることになります。

以前は「オプトアウト方式」が一般的であり、会員登録をした場合は有無を言わせずにメールが届くことが多くありました。しかし、平成20年12月に「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」の一部を改正する法律が施行され、広告・宣伝メールなどの送信が「オプトアウト方式」から「オプトイン方式」に変更となってから、よりユーザの選択や行動を尊重する方式が主流になったのです。

オプトイン方式の仕組み

先述したようにユーザの同意を得てからメール配信することを「オプトイン方式」といいます。会員登録フォームや店頭のアンケートなどでメルマガを受信するかどうかの項目を見る方も多いのではないでしょうか。

オプトイン方式の場合、あくまでその確認で「メールを受け取る」と同意したユーザにのみメールを配信し、同意が取れなかったユーザにはメールを配信することはできません。そのため、ユーザにとっては自身が受信を希望するメールを取捨選択しやすくなる点、企業にとっては自社の商品やサービスに興味・関心のある顧客が判別しやすくなる点が、オプトイン方式のメリットといえるでしょう。

オプトアウト方式の仕組み

一方、先にメール配信をしてからユーザの意思で”受信拒否”されることを「オプトアウト方式」といいます。ユーザに許可を取る前にメールを配信し、ユーザ自身が「このメールは必要ない」と感じた際にユーザ自身で配信解除をしてもらいます。送信者側は、受信拒否の通知がない限り送信をし続けることができます。

オプトインの例外とは

オプトインのルールには例外があります。ユーザから承諾を受けられていない場合でも、以下のようなケースでは宣伝広告を含むメールを配信することができます。

• 登録手続きなどに関するメール・取引関係にあるユーザへのメール
• 営業活動目的でメールアドレスを公開しているユーザへのメール
• 業務上ユーザへ送付する必要があるメール

オプトインは法律で義務づけられている

メール配信に関する規制として「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律　[消費者庁]」が平成14年7月1日に施行されました。宣伝広告などダイレクトメールを配信する場合、当初は「オプトイン方式」と「オプトアウト方式」の両方が認められていましたが、平成20年の改正でオプトイン規制が導入されました。現在では、オプトイン方式によるメール配信のみ法律で認められています。そのため、オプトイン以外の方式でユーザにメールを送信すると罰せられる可能性があるので、注意が必要です。

また、「個人情報保護法」でもオプトインに関するルールが定められています。企業が個人情報を第三者に渡す際は、原則としてユーザ本人の同意を得る必要があります。ただし、プライバシーポリシーなどで適切に情報を明示し、ユーザ本人からの申し出によって第三者提供を停止できる仕組みがある場合に限り、オプトアウト方式が認められることもあります。この場合は、事前にオプトアウトに関する手続き内容を個人情報保護委員会へ届け出ることが義務づけられています。

ユーザにとって重要なオプトイン

ユーザがオプトインしたくなるようなメール配信を

企業としてはメールの受信許可を得ることはもちろん、合法的なメール配信をする上での必須事項ですが、それ以前にユーザが「メールを受け取りたい」と思って自ら登録してくれることがベストとなります。

そのために、ユーザにメールアドレスを登録していただく画面などでは、そのメールを受け取るメリットや魅力をしっかりと説明して、「登録しよう」と思ってもらえるようなメールを配信することが大切です。

正しくオプトインを取得する方法

ユーザからオプトインを取得して合法的に運用するためには、ユーザがオプトインしたことが明確に分かる仕組みが必要です。また、法的には、ユーザが希望した際にオプトアウトできることも求められています。以下のポイントを押さえてオプトインを取得しましょう。

オプトインの同意の明示

オプトインを取得するときにはユーザの同意が求められます。メールマーケティングを実施する際は、ユーザに対し、会員登録や購入などの手続きで登録したメールアドレスを、メール配信先として登録する旨を明示しましょう。以下のような案内を表示して、チェックボックスで同意を得るのが一般的な方法です。

• 弊社からのお得な情報のメールを配信してもよろしいですか？
• 関連するお知らせの配信をさせていただきます。メルマガの配信をご希望の方は、利用規約をご確認ください。

「勝手にメルマガに登録された」と思われるとトラブルになりかねません。ユーザが同意してメールを受け取っているという意識を持つようにステップを用意することが重要です。

ダブルオプトインの導入

ダブルオプトインを導入することで、ユーザとのオプトインに関するトラブルを防ぐことができます。ダブルオプトインとは、なりすましによるトラブルを防ぐために、登録されたメールアドレスに確認メールを送付し、確認を取る方法です。総務省の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」では、ダブルオプトインを推奨しています。

ダブルオプトインでは、オプトインの承認を2段階で確認できます。これにより、本人確認のプロセスが含まれるため、悪意のある人によるなりすまし登録を防止できます。また、本人が入力ミスをしたり、利用規約の確認をしていなかったりした場合でも、ダブルオプトインを導入することで、希望しない登録によるトラブルを防ぐことができます。ユーザが2回チェックできるので、トラブルを未然に防ぐ効果があります。

参照：特定電子メールの送信等に関するガイドライン｜総務省
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/pdf/m_mail_081114_1.pdf

オプトアウト方法の表記

オプトインの取得では、ユーザがいつでもオプトアウトできることを示す必要があります。メールマーケティングにおいては、登録しやすいけれど解除方法が不透明な仕組みにならないよう注意が必要です。ユーザが不要と感じた時点でオプトアウトできるよう、具体的な方法を明確に表記しましょう。オプトアウト方法を表記する際は、以下のように分かりやすく示すことが大切です。

• 配信停止はこちら（URLリンク）
• 配信停止をご希望の方はxxx@xxx.co.jpにご連絡ください。

オプトインの時点でオプトアウト方法を提示することも効果的です。メルマガに登録する際に「いつでも簡単に配信停止ができる」と認識してもらうことで、メルマガ登録者数を増やすことにも貢献します。

オプトインをおこなう際の注意点

最後に、オプトインをおこなう際の注意点を紹介します。

同意取得の記録を残す

メール配信のオプトインを取得する際には、その事実を証明できるよう記録を残しておくことが法律で求められています。記録の保存期間は、基本的に配信停止後1か月とされており、特定電子メール法に基づく行政指導を受けている場合は、1年間の保管義務が発生します。

Bccでの一斉送信は避ける

メルマガの送信でBccを使うケースは少なくありませんが、推奨される方法ではありません。ToやCcに誤ってアドレスを入れてしまうと、個人情報漏えいのリスクが高まります。万が一情報漏えいが起これば、損害賠償など法的なトラブルに発展する恐れもあります。安全にメール配信を運用するためには、メール配信に特化したツールを利用することをおすすめします。

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これからメール配信をはじめる方やオプトイン・オプトアウトについて相談したい方などは、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

オプトイン方式・オプトアウト方式について理解いただけましたでしょうか。メール配信では、配信する企業側が一方的にメールを送り続けていても真のコンバージョンには結びつきづらいと言えます。魅力あるコンテンツを含んだメールを配信することはもちろんですが、受け取る環境や受け取らない選択についてまでしっかりと考え、ユーザ目線で配信をおこなうことがメール配信の秘訣です。

メール配信に関するお悩みや課題がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください！

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