連絡先に登録された宛先をGmailのCc欄やBcc欄に入力する、もしくは宛先にメールアドレスを直接入力することで一斉送信できます。Ccに送信先を登録して一斉送信をおこなうと、受信者に一斉送信した人の名前やアドレスが分かってしまうため、メールの送信先を受信者に知られたくない場合はBccを利用します。特に、個人情報保護の観点からもCcとBccのどちらを利用するか検討する必要があります。

CcやBccを使った一斉送信は送信先を追加するだけでメールを該当者全員に送れるというメリットがあるものの、メールの送信件数が多いと負担になることもあります。また、メールアドレスの誤入力による情報漏えいも懸念されます。

ToやCc, Bccの使い分け方については、以下をご確認ください。

TO、CC、BCCの使い分け方-メールを送る前に押さえる基本- 電子メールを送信する際、アドレスをどこの欄に入力すればいいのか迷ったことはありませんか。最も利用する欄といえば「To」ですが、他に「Cc」「Bcc」があります。本記事では、ビジネスでメールを利用する際におさえておきたい、「To」「Cc」「Bcc」の違いについて説明します。アララメッセージ

グループを作成して一斉送信

Gmailには「ラベル」というタグ付け機能が搭載されています。このタグ付け機能を使うことでメールを簡単に一斉送信できます。

グループを作成して一斉送信する場合、まずはラベルを作成します。画面右上の「Googleアプリ」のアイコンをクリック、「連絡先」を選択し、アドレス帳（Googleコンタクト）を開きます。

続いて、ラベルの作成に入ります。画面左側にある「ラベルを作成」をクリックします。

一斉送信するラベル名を決めてください。

次に、ラベルに連絡先を追加します。連絡先のアイコンにカーソルを合わせたらチェックボックスが表示されるため、グループに追加したい連絡先をチェックしていきます。チェック後、画面上部の「ラベルを管理」を選択してください。

作成したグループ名を選択し、続けて「申請」をクリックします。

登録処理が完了すれば、グループメンバーの追加登録は完了です。

続いて、Gmailの受信トレイにアクセスし、メールフォームを作成します。個人宛のメールを送るときのように「宛先」をクリックすれば、作成済みのラベル名が表示されます。

メンバーの連絡先が一斉に表示されたら、メールフォーム左側にある「全て選択」をクリックします。

以上の作業を終えると、ラベルに登録した全てのメンバーに一斉送信できるようになります。メール画面で本文を作成し、通常通りに送信してください。

連絡先に未登録の場合

一斉送信したいメンバーの宛先がリストにない場合、連絡先として宛先が登録されていない可能性があります。

過去の受信メールから追加する方法

連絡先に送信したいメールアドレスが未登録の場合の送信方法はいくつかありますが、過去にやり取りした際の受信メールから追加する方法がおすすめです。

受信メールを開いたら、登録したい名前にカーソルを合わせます。

次に「連絡先に追加」をクリックします。これで連絡先に登録ができました。

名前などを編集したい場合は「連絡先を編集」で変更します。

アドレス帳から追加する方法

また、アドレス帳から直接追加することも可能です。

画面左下にある「その他の連絡先」を選択すれば、過去に送受信したことのあるメールアドレスが表示されます。追加したいメールアドレスにカーソルを乗せ、画面右にある「連絡先に追加」を選択します。

スマートフォンから一斉送信する方法

スマートフォンからもGmailを使ってメールを一斉送信できます。Androidであれば、パソコンで一斉送信する場合と同じ手順でメールを一斉送信できます。

一方で、iPhoneの場合はToやCcでの一斉送信はできるものの、連絡先を同期するアプリを使わなければグループへの一斉送信はできません。

以下、AndroidとiPhoneでの一斉配信についてそれぞれの方法を解説していきます。

Android

スマートフォンを使ってメールを一斉送信する場合、Androidであればパソコンと同じ手順でできます。パソコンとAndroidのスマートフォンの間でGmailの連絡先のラベルデータは自動で同期されるため、設定不要でパソコンと同じ手順で一斉送信できます。

AndroidではCcやBccに宛先を入力してメールを一斉送信することはもちろん、連絡先への追加、ラベルの作成、グループ宛の一斉送信もパソコンと同じ手順でおこなえます。

ただし、スマートフォンは画面がパソコンよりも小さいため、画面が見にくく、操作しにくいと感じる方もいるかもしれません。その場合は、パソコンでラベルへの追加などの作業をおこなうことでデータがAndroidにも同期されるため、パソコンで設定作業をした後、スマートフォンで一斉送信すると良いでしょう。

iPhone

一方でiPhoneの場合、標準のメールアプリにGmailを設定しただけの場合、連絡先のラベルは同期されません。そのため、ToもしくはCcを使用した一斉送信のみしかできません。iPhoneでもGmailの連絡先のラベル情報を使用したい場合は、Google Gmail用コンタクト・シンク（無料）やグループメール（300円）などのアプリを使う必要があります。

上記のアプリを使ってiPhoneの連絡先に同期することで、iPhoneの標準メールアプリからGmailのラベルを使い、グループにメールを一斉送信することが可能となります。

一斉送信できない理由

Gmailでメールを一斉送信しようとしてもエラーメッセージが表示され、送信できないこともあります。

以下、一斉送信できない理由を見ていきましょう。

送信数の上限

Gmailが1日に送信できるメールの上限通数は500件です。送信数の上限を超えてメールを送信した場合、「送信できるメールの制限数に達しました」というメッセージが表示され、メールは送信されません。

また、一斉送信で500件以上の宛先に送信する場合にもエラーメッセージが表示されます。

受信数の上限

メールの送信者が大量のメールを短時間で送信した場合、受信者には「送信先がメール受信数の制限を超過しています」というエラーメッセージが届きます。

また、メールの一斉送信を繰り返している場合もメールの受信側の制限に引っかかり、メールを送信できません。一斉送信を繰り返しているメールアドレスは送信先のメールサーバーに受信拒否される可能性が高いためです。

メールアドレスの間違い

一斉送信では複数のメールアドレスにメールを送るため、メールアドレスの入力ミスや宛先の選択ミスなどが起こりやすいです。

また、メールアドレスが間違っているまま一斉送信のメールを何度も送ってしまうと、送信先のメールサーバーにスパムとして判別されることもあるので注意しましょう。

メーリングリストで一斉送信する方法

Gmailでメールを一斉送信する際はラベルを作成し、メールをメーリングリストごとに送る方法があります。この方法は入力ミスも少なく、属性別に送ることもできます。

ただし、Gmailを勤務先で使用できない場合や、iPhoneから連絡先の同期アプリを使用せずに送りたい場合はラベルを使うことができないため一斉送信できません。こうしたケースでは、Googleのメーリングリストを使うことでiPhoneや会社のパソコンのOutlookからメールを一斉送信できるようになります。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは複数人でメールのやりとりができる機能です。Googleグループではメーリングリストからグループのメールアドレスを作成し、そのメールアドレス宛にメールを送れば、設定したリストに含まれる宛先全員に一斉送信されます。メーリングリストに登録中のメールアドレスを更新すれば一斉送信する宛先も更新されるため、メールアドレスの登録不備による不着を防げます。

ただし、メーリングリストのメールアドレス宛にメールを送信した場合、送り手にかかわらずメールは一斉送信されます。場合によっては、メールアドレスが漏えいする可能性もあるため、メーリングリストはあくまでも知り合い同士で使用するのがおすすめです。

メーリングリストの作成方法

Googleメーリングリストを作成するにあたって、まずはGoogleアカウントにログインし、Googleグループから「グループを作成」をクリックしてください。グループ名、メールアドレス、グループの説明の入力が完了したら「次へ」をクリックします。

プライバシー設定で以下3つの内容を設定したら「次へ」を選択してください。

グループを検索できるユーザー	「ウェブ上のすべてのユーザー」を選ぶと、誰でもグループを検索できる
グループに参加できるユーザー	「招待されたユーザーのみ」、「誰でもリクエスト可能」、「誰でも参加可能」のいずれから選択
閲覧、投稿、メンバー表示の権限	セキュリティに応じて設定をおこなう

メンバーに追加したい人のメールアドレスの入力後、「グループを作成」をクリックすると、メーリングリストが作成できます。以降、メーリングリストのメールアドレス宛にメールを送信すれば、グループに登録されたアドレス宛にメールを一斉送信できます。

一斉送信はメール配信システムがおすすめ

メールの一斉送信にはメール配信システムの利用がおすすめです。メール配信システムを利用することで、数万件を超えるメールについても手軽に送れるなどのメリットがあります。

以下、メール配信システムについて詳しく見ていきましょう。

メール配信システムのメリット

ここでは、メール配信システムのメリットを解説していきます。

大量のメールを一度に送信できる

BccやCcを使った一斉送信は数十件程度のメールであれば問題ありませんが、送信先の数が莫大になると受信先のプロバイダに迷惑メールとしてみなされることもあります。さらに、悪質なIPアドレスだと認定されると、個人に送信した際にも届かなくなってしまうので注意が必要です。

一方で、メール配信システムには複数のIPアドレスから配信するなどスパムと認定を防ぐための仕組みがあるものもあります。こうしたメール配信システムを活用すれば、数万件のメールを一斉送信した場合でも、受信先に届く確率が大幅にアップします。

セグメント配信をおこなえる

メール配信システムの中にはユーザーの属性（年齢、在住エリア、性別）や行動履歴（商品購入履歴、資料請求）など、グループごとに送信できるものもあります。メールを属性ごとに送ることができれば受信者のニーズにより適した内容のメールを送れるため、受信者にアクションを起こさせやすくなります。

セグメント配信はECショップやメルマガとも相性が良く、性別や購入頻度に応じた内容のメールを送ることができます。

誤送信を防止できる

一斉送信する宛先が多くなればなるほど、誤送信のリスクは高まります。例えば、Bccに入れるべきアドレスをCcに入れてしまうと情報が漏えいし、受信者に迷惑がかかる場合もあります。メール配信システムでは受信者のアドレスを公開しないための仕組みや、誤送信防止のための仕組みが充実しています。

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まとめ

ビジネスメールでGmailを使用している企業や個人は多いと見受けられます。Gmailで一斉送信したい場合はCcやBcc、グループ作成機能を利用することで簡単に送ることができます。特に同じメンバーや顧客に一斉メールを頻繁に送る場合はグループを作成しておくと便利です。

また、一斉メールの送信にはメール配信システムの利用もおすすめです。メール配信システムを活用することで大量のメール送信を短時間でおこなえる他、開封率のデータ取得などもできます。

著者
アララメッセージマーケティングチーム

メール配信運用、メールマーケティングに関する情報をお届けするコラムです。“知ってるとちょっとイイコトがある”情報を発信します。

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