To・Cc・Bccの違いとは？ビジネスメールでの特徴と使い方

電子メールを送信する際、アドレスをどこの欄に入力すればいいのか迷ったことはありませんか。最も利用する欄といえば「To」ですが、他に「Cc」「Bcc」があります。

本記事では、ビジネスでメールを利用する際におさえておきたい、「To」「Cc」「Bcc」の違いについて説明します。

To、Cc、Bccの基本的な違いと特徴

はじめに、それぞれの特徴を見ていきましょう。

上記のようにTo、Cc、Bccはそれぞれ役割が異なるため、メールを送信する際は、特徴をよく理解した上で上手く使い分けるようにしましょう。

メールアドレスの表示範囲について

ToやCcは、受信した人全員のメールアドレスがそれぞれの受信者に表示されます。社内連絡など、お互いにメールアドレスを知られても差し支えない相手同士であれば問題ありませんが、社外の方へも送る場合には注意が必要です。

Bccを使用すれば、他の受信者にメールアドレスが表示されないため、一斉送信であっても相手のプライバシーを守ることが可能です。取引先に同じメールを送りたい場合や、顧客にメルマガを配信する際には、Bccを活用することで一通ずつ送る手間を省けます。また、受信者からは他の送信先の情報が見えないため、安心してメールを送ることができます。

「To」（宛先）の使い方と特徴

「To」は、メインの宛先であることを示します。ビジネスメールでは、Toに指定されたすべての人に返信を求めるといった意味を持ち、以下のようなシーンで使用されます。

• それぞれに返信を求める社内連絡
• 担当者が複数人いる場合の商談先へのアポイント

基本的にToは1人の相手に対して送るメールで用いられますが、以上のように複数人にそれぞれ返事を求める時にも便利です。

【参考：Toへのメールアドレス挿入例（Gmailの場合）】

なお、Toに記載したメールアドレスは受信者全員に表示されるため、情報漏えいにつながらないか十分に注意が必要です。また、複数人がTo指定されている場合、受信者によっては「自分も返信すべきか」と迷う可能性があります。そのため、返信が必要な場合は、メール本文に返信を求める旨を明記しておくと良いでしょう。

「Cc」（カーボンコピー）の使い方と注意点

「Cc」は、Carbon Copy（カーボンコピー）の略称です。「To」に送ったメールと同様のものを送ることができ、メインの宛先ではないものの情報を共有したい相手などを設定すると良いでしょう。なお「Cc」に記載したメールアドレスについては、メールを受信したすべての人が確認でき、以下のようなシーンで使用されます。

• 上司への報告
• 関係者への情報共有
• プロジェクトメンバーへの連絡

Ccで送信する場合は、Toで受信した人がCcでも送られていることに気づけるように、本文中に以下のように記載すると親切です。

こうすることでToで送った人が返信する際、Ccに入れるべき人を忘れたり不適切な内容を送ったりすることを避けることができます。

返信時の注意点とマナー

Ccで届いたメールは、基本的には返信しなくても良いとされています。しかし、Toで受信した人が不在で、自分が代理で返信をしなければならない時などは、この限りではありません。Ccで届いたメールへの返信は、「全員に返信」と「送信者のみに返信」の2通りがあります。以下のように、返信の内容によって使い分けましょう。

• メールの受信者全員に共有すべき情報は「全員に返信」
• メールの受信者全員に共有しなくても良い情報は「送信者のみに返信」

「Bcc」（ブラインドカーボンコピー）とは？

「Bcc」は、Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）の略称です。ブラインドというワードが示す通り、「Bcc」に含まれたアドレスはメール受信時に確認することができません。これは、メールアドレスも一つの個人情報であることから、不特定多数に公開されないよう考慮された機能です。
 
先程説明した「To」と「Cc」については、メールを受信したすべての人がメールアドレスを確認できました。これに対し、「Bcc」に記載したメールアドレスについては、一切表にでないのです。これは、取引先に送ったメールを念のために上司にも見せておきたい場合にも役立ちます。Bccで送ることで、上司のメールアドレスを取引先に知られることはありません。

また、面識がない複数の相手に対して同じメールを送りたい場合にも便利です。この場合は「一斉配信のためBccで失礼します」などの一言を入れておいた方が良いでしょう。

よくあるトラブルと対処法

BccやCcは、誤った使い方をすると大きなトラブルに発展してしまうことがあります。特徴をよく理解して、以下のようなトラブルを起こさないように対処しましょう。

• CcとBccを間違えて設定してしまった
• Ccに入れるべき相手のメールアドレスを間違ってしまった
• Ccで届いたメールへの返答を全員に対して送ってしまった

こうした間違いは、場合によっては業務に支障をきたしたり、情報の漏えいによって信用を損ねたりする危険性があります。未然に防ぐために、以下の点に気を付けましょう。

• CcとBccを正確に使い分ける
• むやみにCcで共有をしない
• アドレス帳をこまめに整理する
• メール設定を見直す
• 返信時の共有範囲に気を付ける
• 送信前によく確認する

メールの送信は、宛先が多くなればなるほど、より慎重におこなう必要があります。CcやBccで複数人に対してメールを送る場合は、送信前によく確認されることをおすすめします。

「Bcc」の限界と一斉メール配信のリスク

「Bcc」のメリットは、コストをかけずにメールを送信できる点です。しかし、メルマガなど、それぞれが知り合いではない人々へメールを送る際、「Bcc」を使って配信するのは危険です。なぜなら、誤ってメールアドレスを「Cc」に登録してしまうなどのリスクがあるからです。Bcc一斉送信でのよくあるトラブルは、以下の通りです。

• Ccと間違えたことによる情報漏えい
• 大量送信によるスパム判定
• 送信遅延

Bccで送るつもりのメールをCcで送ってしまうと、大量の個人情報が流出してしまう可能性があります。また、Bccで大量にメールマガジンなどを送信すると、メールサーバー側からスパム判定を受けて届く前に削除される恐れもあります。さらに、大量のメール配信は処理に膨大な時間がかかり、送信遅延につながる可能性もあるでしょう。さらにBccを利用する場合、手入力になるため、メールアドレスが増えれば増えるほど工数がかかってしまいます。

これらの問題を解決するには、メール配信システムの利用が有効です。メール配信システムなら大量のメールマガジンでもスムーズに効率よく配信できるだけでなく、迷惑メール対策をしているシステムも多いためセキュリティ面も安心です。また、配信リストを利用することで、手入力によるBcc送信と比べて管理が簡単になり手間も省けるため作業工数の削減につながるほか、受信者同士でメールアドレスが見えないことから個人情報の漏えいリスクも軽減できます。

こうした理由から、多くのメールアドレスにメールを送信したい場合は、セキュリティや運用面からも「メール配信システム」の利用をおすすめします。

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