メールをクラウド化するには？仕組みやメリット、失敗するパターンや注意点を解説

近年は国内においてメールのクラウド化が進んでいますが、メールのクラウド化により具体的にどのようなメリットを得られるのかご存知でない方も多いでしょう。

また、すべての企業がメールをクラウド化すれば良いというわけでもなく、あるポイントを押さえなければ失敗に終わる可能性もあります。

そこで今回は、メールのクラウド化に関する基礎的な知識に加え、メリット・デメリットやクラウド化をした方がいいケース、失敗例などについて徹底解説します。

クラウドサービスとは？種類や特徴について

クラウドサービスとは、インターネットを通してサーバ・ストレージなどのITリソースやアプリケーションソフトなどを利用できるサービスのことです。

データは外部のクラウドサーバに保管できるため自社が所有する端末やサーバの容量を圧迫せず、インターネット環境があればどんな端末でも利用できることが特徴です。

近年はリモートワークを導入する企業が増えた影響により、個人・法人問わず端末に届くメールデータを外部のクラウドサーバに保管する（メールサーバのクラウド化）ユーザが増えています。

メールのクラウドサービスに関しては、大きく分けて「個人向け」と「企業向け」の2種類があります。

個人向けのクラウドサービス

個人向けのクラウドサービスは、誰でも基本無料で利用可能なことが特徴です。

メールの場合は「Gmail」「Yahoo!メール」「Hotmail」が代表的で、アカウントを作成すればどんな端末・どんな場所でもすぐにメールのやり取りをおこなえます。

無料でも大容量のメールボックスや数多くの機能が備わっているため、小規模グループでの利用にも適しています。

企業向けのクラウドサービス

企業向けのクラウドサービスは、ビジネスでの活用を前提にセキュリティ対策や管理機能が特化されています。

メールにおいて代表的なサービスは、「Office 365」や「Google Workspace」などです。

大容量かつ強固なセキュリティのもとでメールの送受信が可能なため、機密情報を含むメールのやりとりも安全におこなえます。

なお、企業向けクラウドサービスは機能性が優れている一方でほとんどが有料なため、導入にはコストが伴います。

メールサーバのクラウド化とは？特徴と仕組み

メールのクラウド化の仕組み

先述した「メールサーバのクラウド化」とは、いわゆるクラウドメールというシステムを利用してメールの送受信をおこな手段のことです。

クラウドメールとは、クラウド環境に置かれたメールサーバにアクセスしたうえで、WEBブラウザ上でメールのやりとりをおこなえるシステムを指します。

従来、主流とされていたオンプレミス型（自社でハードウェア・ソフトウェアを運用する）システムとは、メールの送受信における仕組みが異なります。

オンプレミス型はメールソフトをインストールし、必要な設定を済ませた端末を介して、メールサーバから端末へメールをダウンロードします。

一方でクラウドメールは好きな端末でWEBブラウザからログインして、WEB上のメールサーバからメールの閲覧や作成・送付をおこなう仕組みです。

クラウドメールの仕組みについては、こちらで詳しく解説しています。

webメールとは違うもの？

Webメールとは、インターネットの環境上でメールの閲覧・作成・送付がおこなえるメールサービスのことです。

オンプレミス型システムとは違い、サーバから端末へメールをダウンロードせずとも送信済・受信済のメールがすべて表示されます。

つまり、webメールとクラウドサービスは呼び方が異なるだけで同一のシステムです。

webメールではクラウド環境を利用することから、クラウドメールとも呼ばれています。

クラウドサービスを導入している企業の割合

クラウドサービスの利用割合について

総務省が公開した「令和3年情報通信白書」によると、国内企業でクラウドサービスを利用している企業の割合は2020年時点で約7割に達しています。

企業内におけるクラウドサービスの浸透度で利用割合を細分化すると、以下の通りです。

• 全体的に利用している：39.4%
• 一部の事業所又は部門で利用している：29.3％
  

さらに「現在は利用していないが、今後利用する予定がある」という企業の割合は10.1％となっています。

利用中・利用予定を合わせると、70％以上もの企業がクラウドサービスにメリットを感じていることが分かるデータです。

企業が考えるクラウドサービスを利用する・しない理由

「令和3年情報通信白書」には、クラウドサービスの利用内訳データも公開されています。

その中でも特に多くの割合を占めている分野が、以下の通りです。

• ファイル保管やデータ共有：59.4％
• 電子メール：50.3％
• 社内情報共有やポータル：44.8％
• スケジュール共有：43.8％
  

また、クラウドサービスの効果については合計で約87％の企業が「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と回答しています。

企業にとってクラウドサービスは、主に社内外でのデータ・情報共有や連絡手段において効果が高い手段と認識されていることが分かります。

「平成30年度の情報通信白書」では、クラウドサービスを利用しない企業の約4割が「情報漏洩などセキュリティに不安がある」と回答していました。

しかし不正アクセス禁止法違反事件の検挙件数は2017年度が648件だったのに対し、2020年は609件に減少しています。

国内企業の98.2％は何らかの情報セキュリティ対策を実施している状況も相まって、セキュリティを理由にクラウドサービスの利用を躊躇する企業はこれからも減少していくと考えられます。

一度は実施したものの「脱クラウド」を掲げる企業も

国内におけるクラウドサービスの普及が拡大を続ける一方で、近年はクラウドサービスの利用を取り止めてオンプレミス型に回帰する企業も現れています。

特に海外では、こうした「脱クラウド（オンプレミス回帰）」の動きに注目が集まっています。

詳細は後述しますが、クラウドサービスには初期コストの削減や管理の簡略化などのメリットがある反面、全体の運用コストが把握しづらいことや自社の障害対応ノウハウが蓄積されにくいことはデメリットです。

クラウドサービスにも存在する様々なデメリットを理由に、脱クラウドを推進する企業が存在します。

とはいえ、一度クラウド化を完了させてから改めてオンプレミス型に以降するとなれば、さらなるコスト・工数の増加が伴います。

クラウドサービスにも活用シーンの向き・不向きがあるため、導入前の段階からメリット・デメリットやクラウド化に向いているケースなどを理解することが大切です。

メールをクラウド化するメリット

自社でのサーバ構築が不要

メールのクラウド化におけるメリットは、自社にサーバを置いてメールの送受信環境を構築する必要がないことです。

メールのデータ管理から容量の拡大、セキュリティ対応までサービス提供者がおこなってくれます。

サーバを稼働させるための電力・スペースや運用保守に伴うコストの削減につながるため、費用面での負担を軽減させたい企業なら特にクラウド化の検討がおすすめです。

利用場所の制限がない

オンプレミス型の場合、自社が保有する端末でなければメールの送受信やデータ管理がおこなえず、利用場所が限られるというデメリットがあります。

一方でメールをクラウド化した場合、インターネット環境が整っていれば社内だけでなく外出先や自宅など場所を問わず利用できます。

また、PCをはじめスマートフォンやタブレットなど異なる端末を使う場合も、データを移行する必要がなくすぐに利用可能です。

テレワークを推進する企業にとっては、特に大きなメリットとなり得るポイントです。

セキュリティ対策が充実したサービスも増えている

サービスによっては、メールの誤配信や情報漏洩の防止機能・メールの暗号化・スパム対策などセキュリティ対策に有効な機能が豊富に備わっています。

自社独自の対策だけでは完全にトラブルを防止することは難しいため、セキュリティ面に特化したサービスを選べばより安全に利用できます。

その一方で、セキュリティ面に強くないサービスが存在することも事実です。

自社でメールのクラウド化を検討している場合は、どのようなセキュリティ対策がおこなわれているのかに注目しながらサービスを選ぶと良いでしょう。

メールをクラウド化するデメリット

コストを完全に削減できるわけではない

メールのクラウドサービスは、一般的にユーザ数や配信数が多くなると月額費用が発生します。

大量のユーザに向けてメールマーケティングをおこなっている企業が導入するとなれば、確実に費用が発生すると考えて良いでしょう。

メールをクラウド化すればサーバの構築や運用保守に関わる費用は削減されますが、コストがまったくかからないわけではないことに注意が必要です。

なお、月額費用の金額はサービスによって大きく異なります。ユーザ数・配信数や料金設定によっては、オンプレミス型を採用した場合よりもコストが割高になる可能性があります。

全体の運用コストが把握しにくい

オンプレミス型よりもコストが割高になり得る理由として、自社に合わせたカスタマイズをおこなうと追加料金が発生することも挙げられます。

利用プランに含まれていない機能を追加するとなればさらに料金がかかり、構成によっては想定よりも総コストが膨れ上がる事態となります。

具体的な料金体系はサービスによって変わりますが、総じてクラウドサービスは最初から総コストを明確に把握することが難しいです。

結果として、請求を見てからコストがかさんでいる状況に気が付く可能性があります。

自社の障害対応ノウハウが蓄積されない

システムの保守管理はサービスの提供元がおこなってくれるため、人件費や工数の削減につながることはメリットです。

しかし、万が一システム障害が発生しても自社で対策をおこなえずメールの送受信ができない時間が発生する可能性もあります。

さらに原因の究明やトラブルシューティングのプロセスも、自社でコントロールできる範囲は限られてしまいます。

このような状態が続くと自社にシステム障害への対応ノウハウが蓄積されず、組織としての力を育てる機会を失うことになります。

メールサーバをクラウド化させた方がよいケース

メールとスケジュール管理ツールを併用したい

メールで商談やミーティングの予定を立ててから、別途スケジュール管理ツールを開いて登録する場合も多いはずです。

しかし、オンプレミス型ではメールとスケジュール管理ツールをそれぞれ立ち上げて予定を入力する手間が生じます。

特定のスケジュール管理ツールと連携しているメールクラウドであれば、メール上で決定した約束をすぐにツールへ登録できます。

スケジュール管理の抜けや複雑化も解消され、業務効率の向上につながります。

自社サーバの運用負担を軽減させたい

オンプレミス型の場合、自社で保有するサーバの運用には専門スキルを持つインフラエンジニアが欠かせません。

サーバのアップデートやトラブル対応には、実務経験と専門的な知識を要するからです。

一方でメールクラウドは、サーバの提供元に運用やトラブル対応を一任できます。

先述の通り運用保守関連のノウハウは蓄積されにくくなりますが、自社運用に伴うコスト・労力の軽減を重視するならクラウド化がおすすめです。

社内情報をすぐに引き出せるようにしたい

自社サーバや端末だけでデータを保管している場合、情報ごとに保有者が異なるため必要な情報をすぐに引き出せない場合があります。

メールサーバをクラウド化すれば、1つのサービス上にデータが集約されるため、情報の引き出しがスムーズになります。

社内情報の共有漏れをなくしたい場合や、情報を集約して有効的に活用したい場合もクラウド化がおすすめです。

メールのクラウド化で失敗してしまうケース

機能を使いこなせない

実際にメールをクラウド化したところ、サービスに備わっている機能を完全に使いこなせずかえって運用工数が増えるケースがあります。

運用コストや業務効率化を図りメールクラウドを導入しても、結果として効率の悪化を招いては意味がありません。

初めてメールクラウドを導入する場合は、社員それぞれのスキルなどを加味しながら、必要に応じてシンプルな仕様のサービスを選ぶと良いでしょう。

コストが増加する

メールクラウドはオンプレミス型とは違い初期コストは抑えられますが、企業が利用する場合は定期的な利用料金が発生します。

また、自社に合った仕様にするために機能を追加すれば、さらに料金が高くなります。

つまり利用サービスの料金体系・設定によっては、オンプレミス型を選んだ場合のコストを上回る可能性があるということです。

また、サービスによってはコストダウンを重視せず割高な料金が設定されている場合もあります。

費用面の負担を目的にクラウド化をおこなう場合は、料金体系の詳細をよく確認しましょう。

データの移行に苦戦する

メールクラウドは必ずしも既存のメールシステムと親和性が高いとは限らず、場合によってはデータの移行に苦戦するケースもあります。

また、インターフェースや機能面の互換性が低いと、操作にも苦戦して業務効率の悪化につながります。

導入するメールクラウドは、既存システムとの要件がマッチしているかどうかを事前に確認することが大切です。

既存のセキュリティシステムが使えない

自社保有サーバからメールクラウドへ移行する場合、以前利用していたセキュリティ対策ソフトが使えないこともあります。

セキュリティシステムはすべてのメールクラウドと互換性があるとは限らないため、導入する前にセキュリティシステムの詳細も確認しておきましょう。

メールのクラウド化を推進する際のポイント

導入の目的を明確化する

メールクラウドのメリットを最大限生かすには、まず「何のためにメールクラウドを利用するのか」という目的を明確化する必要があります。

目的が曖昧だと活用方法の軸が定まらず、コスト削減にも業務効率化にもつながらないまま無意味に運用を続けるという事態になりかねないからです。

目的を明確にしたうえでそれを社員へ共有すると、自社に適したメールクラウドを導入できるうえに効果的に活用しやすくなります。

基本機能やUIに注目しながら選ぶ

目的を明確化したら、それに適した性能やUI（ユーザーインターフェース）を備えたサービスを選ぶ必要があります。

例えば事業拡大の状況変化に伴い、容量の増加が必要となる可能性がある場合は容量の拡張性があるサービスを選ぶと便利です。

業務効率の向上を目的とするなら、管理画面がシンプルで使いやすい仕様となっているサービスを選ぶと良いでしょう。

サービスによっては無料のお試し期間を設けている場合もあるため、1度導入のうえ使用感を試してみるのも1つの手です。

サポート力の高さも要チェック

メールクラウドを選ぶ際は安全面を考慮して、「トラブル発生時に迅速な対処をおこなってくれるかどうか」もチェックしておきましょう。

サポート対応はいつからいつまでしてくれるのか、緊急時はどのように対応してくれるのかなどは各サービスで異なります。

基本的に企業向けのクラウドサービスはカスタマーサポートが充実している場合が多いですが、過去の実績に基づく確かなノウハウを有しているサービスならより安心です。

メールのクラウド化をおこなうなら、アララ メッセージ

円滑かつ到達性の高いメールマーケティングを目的にメールのクラウド化をおこなう企業様は、「アララ メッセージ」のご利用がおすすめです。

アララ メッセージは、高度な配信処理能力で大量のメールを高速・高到達率で配信できるクラウド型メール配信システムです。

近年問題となっているなりすましメールなどの不正アクセスにも対応したセキュリティを施しており、ドメイン認証技術による安全性の高いメール配信を実現します。

また、15年以上にわたり培われたノウハウを活かし、システムトラブルからメール配信のコツまで幅広いサポートを提供していることも特徴です。

24時間・365日のシステム監視体制をとっており、障害の発生時は迅速な状況把握・原因究明・対策の実行をおこないますので安心してご利用いただけます。

まとめ

クラウドメールとは、外部のクラウドサーバにデータを保管しながらインターネットを通してメールの送受信などができるサービスのことです。

自社でサーバを構築する必要がなく、端末や場所を選ばずメールを利用できる他、自社保有の端末の容量に負荷がかかる心配もありません。

ただし、クラウドメールは初期費用が少ない代わりに利用料金が発生するためランニングコストがかさむ可能性もあります。

また、目的が曖昧なまま導入しても効果的な活用ができず、かえって業務効率の悪化やコストの増加につながる恐れもあります。

メールのクラウド化をお考えの企業様は、本記事のポイントを参考にしつつ「アララ メッセージ」も是非ご検討ください。

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