フォローアップメールは、商談相手や商品・サービス等を利用する顧客へのフォローなどさまざまなシーンで役立ちます。
本記事では、フォローアップメールが具体的にどのような場面で使われているのか、作成時のポイントや例文とともにご紹介します。
フォローアップメールとは？
フォローアップメールとは、顧客と良好な関係を保つことを目的としたメールを指します。使用するシーンは様々で、商談の後や商品購入後のお礼、見込み顧客に対する自社の商品・サービス等の紹介、自社商品の使用感のアンケートなどが代表的です。
フォローアップメールを送ることで、顧客は「親切で丁寧な会社だ」といったイメージを持ちやすくなります。会社やサービスに対する印象を良くしたり、製品等への満足度を高めたりすることで、顧客との信頼性を高めリピーターの獲得にもつながりやすくなります。具体的に、どんな場面でフォローアップメールが使われやすいのか、代表的な例を見てみましょう。
- 商談を実施した企業の担当者へ送るお礼のメール
- セミナーに参加してくれた人へのお礼とアンケートをお願いするメール
- 資料請求をしてくれた人へのお礼と、製品・サービスに関するより詳しい話が聞けるセミナーを紹介するメール
- 商品を購入した顧客へのお礼と使用感を尋ねるメール
- 以前顧客が購入した商品が無くなるタイミングを見計らって送る販促メール
例を見ても分かるように、フォローアップメールはあらゆる業界・業種で必要性の高い顧客とのコミュニケーションの1つです。
フォローアップメールの作成時のポイント
フォローアップメールを送るのに相応しい場面や、その時の内容のポイントについて見ていきましょう。
【企業の担当者宛】アポイントを獲得した後のフォローアップメール
新規で顧客を獲得する場合は、ターゲットとなる企業の担当者にまずアポイントをとって商談を進めていきます。アポイント獲得時点では、まだ先方の担当者と関係性が十分に築けていない初期の段階であることを踏まえ、フォローアップメールを作成します。アポイント獲得後のフォローアップメールで盛り込みたい情報は、主に以下の3つです。
- アポイントのお礼
- アポイントの内容（時間や場所など）の確認
- これからの進め方
「アポイントのお礼」「アポイントの内容（時間や場所など）の確認」「これからの進め方」以上の内容を盛り込むと情報過多になるため、この3つに絞って伝えると良いでしょう。ただし、書き方には注意が必要です。あまりにも簡素すぎると無愛想な印象を与えてしまうため、必要な情報を簡潔に、そして文章は丁寧に好感を持たれるようなメールを目指しましょう。
【企業の担当者宛】商談が終わった後のフォローアップメール
商談後は、その結果に関わらず「時間を設けてくれたことへの感謝」を伝えるメールを送りましょう。ここで意識すべきポイントは、以下の2つです。
- なるべくその日のうちに送る
- 感触が良くなかったとしても丁寧に
もし、商談がうまくまとまらなかったとしてもフォローアップメールは丁寧な文面で、相手に好印象を残せるよう意識して作成しましょう。今回は縁がなくても、いつ相手側に新たなニーズができてチャンスが生まれるかは分からないからです。相手側から「本当は一緒に仕事をしてみたかった」と思わせることで、チャンスが生まれやすくなり、場合によっては他のプロジェクトに誘ってくれる可能性も広がるでしょう。
【企業の担当者宛】見込み顧客へのフォローアップメール
見込み顧客とは、将来顧客になる可能性がある人や団体のことを指します。まだ顧客ではないものの、自社の商品やサービスに関心を持ち、何らかの形で既に接点はある状態になっていることが多いです。こうした見込み顧客には、相手の役に立てる可能性があることを示唆し、関心が薄れないようにすることやアポイントをとりつけることなどを目的にフォローアップメールを送ります。
しかし、見込み顧客である理由はさまざまで、顧客のニーズや課題がどこにあるのかを理解しなければ、フォローアップメールの効果は十分に発揮できないでしょう。どの見込み顧客にも同じようなメールを送ってしまうと、相手にはただ商品やサービスを「売りたい」という押し付けがましい印象を与える可能性があるため注意が必要です。
【企業の担当者宛】休眠顧客へのフォローアップメール
過去に商談などの関わりがあったものの、その後話が進まず連絡が途絶えてしまった顧客のことを、休眠顧客と呼びます。休眠顧客になる理由はさまざまですが、1度は関わりがあったということから、時期によっては改めて連絡をすることで再び案件化する可能性は十分にあるでしょう。何より、新規で関わるよりもお互いを知っている、商品やサービスのことを知っているという強みがあり、うまく話が進めばあっという間に顧客になるケースも少なくありません。
しかし、ただ闇雲にメールを送るだけではフォローアップメールの効果が十分に得られない恐れがあります。なぜ休眠顧客となったのか、その理由をきちんと分析し、前回課題となった部分がカバーできるようなメリットを提示することが大切です。
【消費者宛】商品を購入してもらった後のフォローアップメール
ECサイト等で商品を購入してもらった後のフォローアップメールは、目的に応じてタイミングや頻度を変える必要があるでしょう。口コミを集めたい場合は、商品が到着した後できるだけ早いタイミングで配信するのが無難です。メールを受け取った人が「誰にでも送っているんだろうな」と思わないように、相手の名前を入れるのもおすすめです。
メール配信サービス「アララ メッセージ」では、メール作成画面から簡単にテキストの差し込みが可能で、ユーザ一人一人の情報が記載されたメールを簡単に作成することができます。
絵文字や顔文字の多用や過度な装飾は、見た目が派手になりすぎて軽率な印象につながるだけでなく、文章が読みにくくなり最後まで目を通してもらえなくなる可能性が高まります。絵文字や顔文字、装飾は最小限にとどめ、強調したい部分にだけ使用するなどして見やすさを意識しましょう。
【消費者宛】見込み顧客への販促フォローアップメール
サンプルやカタログなどの取り寄せだけで、まだ購入には至っていない見込み顧客には、関わりが持てたことや興味を持ってもらったことへの感謝の気持ちが伝わるフォローアップメールを送りましょう。こちらも、文面に相手の名前を差し込んで、特別なメールであることを認識してもらうのがおすすめです。また、過度な絵文字・顔文字、装飾の使用を避け、派手な印象を与えないような配慮も必要でしょう。
さらに、つい強調してしまいがちなセールスについては、控えめにアピールする方が無難です。押し売りの印象につながらない程度に、相手に思い出してもらうことを目的としたフォローアップメールの方が好印象につながります。
フォローアップメールの作成方法と文例【シーン別】
先ほどご紹介したシーン別に、フォローアップメールの文例もご紹介します。
【企業の担当者宛】アポイントが獲得できた後のフォローアップメール
◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様 いつもお世話になりありがとうございます。 このたびは、△△の件でお時間を割いてくださるとのこと、感謝申し上げます。 日時：◯◯月◯◯日（◯◯曜日）◯◯時 つきましては、以下のことについてご相談できればと考えております。 1．◯◯ それでは、当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 |
【企業の担当者宛】商談が終わった後のフォローアップメール
◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様 いつもお世話になっております。 本日は、△△の件で貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 弊社のサービスについて、貴社の現在の課題を伺いながらお伝えいたしましたが 追加のご要望や疑問点などがございましたらいつでもご相談ください。 貴社のお役に立てるよう、より一層精進して参りますので 引き続きよろしくお願いいたします。 取り急ぎメールにて大変恐縮ですが、お礼申し上げます。 |
【企業の担当者宛】見込み顧客へフォローアップメール
◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様 初めてご連絡させていただきます。 ◯◯会社の◯◯と申します。 この度は、弊社の△△へのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。 お問い合わせの内容を拝見いたしましたところ、◯◯様の□□というご状況につきまして 弊社でお力添えできることがあるのではないかと思い、 ご連絡を差し上げました次第でございます。 つきましては、さらなる詳細をお伺いしたく ご都合の良いご連絡方法やお時間をお知らせいただけますと幸いでございます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
【企業の担当者宛】休眠顧客へのフォローアップメール
◯◯会社 ◯◯課 ◯◯様 ご無沙汰しております。 （前回の商談日）のお打ち合わせでは大変お世話になりました。 もし、貴社のご状況に変化などございましたら 弊社としても新しいご提案を含めて何かお役に立てないかと思っております。 以前のお打ち合わせで課題になっていた△△について、 新たな□□のご提案も含めてご紹介の機会をいただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮でございますが、ご返信をお待ちしております。 |
【消費者宛】商品を購入してもらった後のフォローアップメール
◯◯様 この度は（店舗名）の△△をご利用いただき、誠にありがとうございます。 △△の使い心地や当店の対応はいかがでしたでしょうか。 より良いサービスを目指すための貴重な参考となります。 当店のレビューはこちらから 今後も、◯◯様にご満足いただける商品をお届けできるよう 商品の充実化およびサービスの改善に一層努めてまいります。 どうぞ末長く（店舗名）をご愛顧賜りますよう、心よりお願い申し上げます。 |
見込み顧客（消費者宛）への販促フォローアップメール
◯◯様 （店舗名）の◯◯です。 この度は、「商品名」のサンプルをお取り寄せいただき、誠にありがとうございます。 実際にお使いいただいたご感想はいかがでしたでしょうか。 「商品名」は、△△のような特徴を持ち、多くのお客様から ご愛用いただいている弊社の人気商品でございます。 ◯◯様にもお気に召していただけましたら、大変嬉しく存じます。 もし、「商品名」のサンプルを気に入っていただけたようでしたら ぜひ継続的な利用もご検討いただけますと幸いです。 また現在、「商品名」のサンプルをお取り寄せいただいた方限定で お得なキャンペーンを実施しております。 有効期限は本メール到着後より□□までとなっておりますので、 ぜひこの機会にご活用いただければと存じます。 申し込みはこちらから 今後とも「商品名」をよろしくお願いいたします。 |
まとめ
フォローアップメールは、お礼メール・お願いメールとして活用されると同時に、しばらく連絡が途絶えている顧客との接点を築く便利なコミュニケーションツールです。戦略的に使うことができれば、売上や商品・サービスイメージの向上にもつながります。どのような内容のメールにすれば良いのか迷った時は、今回ご紹介したポイントや例文を参考にして作成してみてはいかがでしょうか。
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