アポ取りメールの書き方とケース別例文 |獲得率を上げるポイントも紹介

ビジネスパーソンなら誰しもが経験するのが、アポイント（商談）のためのアポ取りです。電話でのアポ取りをしていた企業も、昨今ではワークスタイルが変化し、メールでアポ取りすることが多くなっています。しかし、アポ取りメールをどう書いていいか悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、アポ取りメールの書き方やケース別の例文、アポ獲得率を上げるためのポイントを5つご紹介します。

メールでアポを取る必要性は高まっている

営業活動をする上で、お客様との商談の際にはアポ取りが必要となります。アポ取りは、電話やメールで行うことが一般的ですが、新型コロナウイルス感染拡大でリモートワークが普及し、電話でのアポ取りが難しくなっています。リモートワークでは、固定電話が使用できない、または、業務用の携帯電話の支給が必要となるなど、アポ取りがしづらい点が課題として挙げられます。そのため、メールでのアポ取りの必要性が高まっているのです。

メールでアポ取りするメリットは、主に以下が挙げられます。

• 相手の仕事の邪魔をせず、好きな時間にメールを確認してもらえる
• 簡潔に内容を伝えることができる
• 履歴が残るため誤りが起きにくくなる

ただしアポ取りメールは競合他社からたくさん届くため、メールを開封してもらい、アポ獲得につながるようなメールの文面にしなければなりません。

アポ取りメールはどのような内容にすべきか

アポ取りメールは「相手の宛名」「自己紹介」「本文」「結びの言葉」の4つで構成しましょう。それぞれの概要を解説します。

①相手の宛名

メール本文の最初には、相手の会社名・名前（様）といった宛名を記載してください。法人格は略さず、名前もフルネームで書いてください。

また、部署や役職が分かる場合はそれらも記載すると、より丁寧な印象になります。なお、個人名を特定していない場合は、会社名と部署に御中を明記してください。

②挨拶・自己紹介をする

次に挨拶文を記入します。ここでポイントとなるのは、初めてアポメールを送る相手なのか、過去に取引をしたことがある相手なのかで使い分けることです。

初めてアポメールを送る相手には、自分は何者なのか、メール送ることになったきっかけを説明します。きっかけの例は「御社のホームページを拝見し、ご連絡した次第です」といったものです。

過去に取引をしたことがある相手の場合は、自分は何者なのか、以前にどのような取引があったのかを記載しましょう。

③主旨説明・本文

自己紹介のあとは、アポ取りメールの肝である本文を書きます。

本文には、

• アポメールを送った理由
• アポイント内容の詳細
• 商談の候補日時

を記載してください。

中でもメールを送った理由やアポイントの内容の詳細は長文になりがちですが、相手にわかりやすいよう、簡潔かつ的確な本文にすることが重要です。

④結びの言葉

メールの最後に、返信締切日とお礼文を記載します。また自分の会社名、名前（フルネーム）、会社の住所、会社のWebサイトのURL、問い合わせ先となる電話番号、メールアドレスといった署名も忘れずに入れましょう。

～ケース別～アポ取りメールの例文まとめ

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アポ取りメールは、新規顧客へのアポ取りか、既存の顧客へのアポ取りかなどのケースによって内容を変える必要があります。ここでは、ケース別のアポ取りメールの例文をご紹介します。

新規顧客へのアポ取りメール

新規顧客へのアポ取りメールは、細心の注意を払って書くことがポイントです。相手の身になってみると、会ったこともない人からいきなりメールがくるため、迷惑メールではないか、開封してよいメールなのかと警戒することもあります。

開封してもらえるよう分かりやすい件名にし、本文には自分が何者なのか、メールを送った経緯・目的をしっかり伝えるようにしましょう。

●例文●

既存顧客へのアポ取りメール

過去に取引したことがある既存の顧客へのアポ取りメールでは、自己紹介は簡略化しても良いでしょう。ただし、取引してから随分日にちが経過している場合、いつごろ、どういった案件の取引をし、どのようにお世話になったかを自己紹介部分で伝えると、思い出してもらいやすくスムーズにやりとりできます。

また、本文ではどのような商品の紹介なのか、相手にとってどのようなメリットがあるのかを具体的に記載して、返信率アップにつなげましょう。

●例文●

アポ了承をもらったとき

相手からアポイントの了承を得た場合は、すみやかにお礼のメールを送信しましょう。また、訪問する日時を改めて記載し、相手との齟齬がないか重ねて確認してください。

●例文●

日程を再調整をするとき

場合によっては、日程を再調整しなければならないケースもあるでしょう。その場合、再調整をする必要があるとわかった時点で、すぐに先方に連絡を入れましょう。謝罪した上で日程の再調整を依頼します。

初対面であっても既存顧客であっても、丁寧に謝意を伝えるようにしてください。

●例文●

商談前日のリマインドを送るとき

商談する日までは、1週間程度時間があることが一般的です。相手が忙しい方だとスケジュールを忘れてしまうこともあるため、前日にリマインドメールを送っておきましょう。

リマインドメールはアポイントを思い出すきっかけになることはもちろん、もし先方がスケジュールを変更したいという場合にも対応しやすくなります。

●例文●

商談後のお礼を送るとき

商談後のお礼のメールは、すぐに送信するようにしましょう。その際には商談内容をまとめた議事録や、追加で送るべき資料があれば添付します。

なお、議事録などの準備が間に合わない場合は、ひとまずお礼メールを送り、後日あらためて連絡する旨を記載すると良いでしょう。これらにプラスして、次回の打ち合わせ予定をお伺いしておくことも有効です。

●例文●

メールでアポを取るには？獲得率を上げるためのポイント

アポ取りメールを送る際には、相手に開封してもらえるようなメールにすることが大切です。ここでは5つのポイントをご紹介します。

ポイント①開封したくなる件名にする

メールを受信すると、件名が表示されます。この件名を開封したくなるような内容にするのが、メールでのアポ取りの大きなポイントです。

具体的には、

• 開封するメリット
• イメージしやすい具体的な数字
• 興味を引くワード

を件名に記入するようにしてください。ただし、件名が長文になってしまうのはNGです。メール内容をコンパクトにまとめましょう。

ポイント②的確かつコンパクトにメリットを伝える

アポ取りメールを開封し読んでもらうことは、相手の貴重な時間を使っていることになります。相手にとって有意義な時間になるよう工夫する必要があるのです。 そのために、紹介する商品やサービスが、相手先にとってメリットがあると伝えようにしましょう。 相手先の事業内容を理解し、的確かつコンパクトにメリットを伝えることで、「話しを聞いてみたい」と思ってもらいやすくなります。

ポイント③正しい敬語を使う

ビジネスパーソンとしての基本ではありますが、メールの文章は正しい敬語で、丁寧な言葉遣いを意識してください。正しい敬語や丁寧な言葉遣いは相手に好印象を与え、コミュニケーションがスムーズに取れます。

また、商談が成立しなかった場合であっても、次回につなげることができたり、別の取引先を紹介してもらえたりするなどの機会を得られる可能性もあります。

ポイント④複数の候補日を提示する

アポ取りメールで商談の日程を調整する場合には、相手の都合に配慮する必要があります。よって、複数の候補日を提示するようにしてください。

ポイントとしては、

• 商談の候補日を3?5日程度提示する
• 商談の候補日は、メールを送った日の1週間後以降を目安にする
• 日付だけでなく、「午前」「午後」といった時間も記載する
• 同日の「午前」もしくは「午後」といった連続した候補日はなるべく避ける

などです。相手の負担にならないよう注意しましょう。

ポイント⑤返信の期限を設ける

アポ取りメールとはいえ、返信の期限を設定し明記しましょう。返信期限を設定すると相手を急かしてしまうように思われがちですが、むしろ返信期限を設定することで好印象を与えます。

また、メールを送った相手にも自分にとってもスケジュール調整がしやすくなるのもメリットです。返信期限を記載し、スムーズなアポ取りにつなげましょう。

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アポ取りメールは丁寧かつ簡潔に

いかがだったでしょうか。アポ取りメールの書き方やケース別の例文、ポイントを5つご紹介しました。アポ取りメールは、ビジネスにおいてとても重要な役割を果たします。ただし、相手の立場を考えて、丁寧かつ簡潔に書くことが大切です。

ぜひ、今回の例文や書き方のポイントを参考に、アポ取りの成功率を上げましょう。

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