【例文あり】アポ取りメールの書き方や商談につながる作成ポイントを解説

ビジネスパーソンなら誰しもが経験するのが、アポイント（商談）のためのアポ取りです。以前は電話でのアポ取りが一般的でしたが、近年はワークスタイルの変化により、メールでアポ取りをおこなうケースが主流になりつつあります。しかし、アポ取りメールをどう書いていいか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、アポ取りメールの書き方やケース別の例文、アポ獲得率を上げるための6つのポイントをご紹介します。

アポイントメールの必要性は高まっている

営業活動において、お客様との商談にはアポ取りが欠かせません。従来は電話でのアポ取りが一般的でしたが、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及したことにより、メールでのアポ取りが一般的となってきいます。リモートワーク中に電話でアポ取りをしようとしても、固定電話が使用できないうえ、業務用の携帯電話も必要になることから、メールでのアポ取りが普及しているのです。

メールでアポ取りするメリットは、主に以下が挙げられます。

• 相手の仕事の邪魔をせず、好きな時間にメールを確認してもらえる
• 簡潔に内容を伝えることができる
• 履歴が残るため誤りが起きにくくなる

ただし、アポ取りメールは競合他社からもたくさん届くため、メールを開封してもらい、実際にアポ獲得につながるようなメールの文面にする必要があります。

アポ取りメールはどのような内容にすべきか

アポ取りメールは「相手の宛名」「自己紹介」「本文」「結びの言葉」の4つで構成しましょう。それぞれの概要を解説します。

①相手の宛名

メール本文の冒頭には、相手の会社名・名前（様）を記載しましょう。法人格は略さず、名前もフルネームで書くのが望ましいです。

また、部署や役職が分かる場合はそれらも記載すると、より丁寧な印象になります。なお、個人名を特定していない場合は、会社名と部署に「御中」と記載しましょう。

②挨拶・自己紹介をする

次に挨拶文を記入します。ここでポイントとなるのは、初めてアポメールを送る相手なのか、過去に取引をしたことがある相手なのかで使い分けることです。初めてアポメールを送る相手には、自分は何者なのか、メールを送ることになったきっかけを説明します。例えば、「御社のホームページを拝見し、ご連絡した次第です」といった類の内容です。過去に取引をしたことがある相手の場合は、自分の所属と以前の取引内容を簡単に記載しましょう。

③主旨説明・本文

自己紹介のあとは、アポ取りメールの肝である本文を書きます。本文には、

• アポメールを送った理由
• アポイント内容の詳細
• 商談の候補日時
  

を記載しましょう。中でもメールを送った理由やアポイントの内容の詳細は長文になりがちですが、相手にわかりやすいよう、簡潔かつ的確にまとめることが重要です。

④結びの言葉

メールの最後に、返信締切日とお礼文を記載します。また、署名には以下を忘れずに入れましょう。

• 会社名、名前（フルネーム）
• 会社の住所
• 会社のWebサイトURL
• 問い合わせ先（電話番号・メールアドレス）

アポ取りメール作成する際のポイント

アポ取りメールは、相手に開封してもらえるよう工夫することが大切です。ここでは6つのポイントをご紹介します。

ポイント①開封したくなる件名にする

メールを受信すると、件名が表示されます。この件名を開封したくなるような内容にするのが、メールでのアポ取りの大きなポイントです。具体的には、

　★　開封するメリットが分かる内容

　★　イメージしやすい具体的な数字

　★　興味を引くワード

を件名に記入するようにしましょう。

件名例：

　　　 ・【訪問希望】貴社のコスト削減・業務課題についてご相談

　　　 ・【人事部向け】採用業務の改善が図れるサービスのご紹介

　　　 ・【ご調整のお願い】〇月〇日のアポイントについて

　　　 ・【ご提案】貴社業務の効率化に向けた新プランのご紹介

開封したくなる件名を意識したからといって、件名が長文になってしまうのはNGです。メール内容をコンパクトにまとめることがポイントです。

1つの目安として、件名は18文字までにするのがベターです。これ以上長くなると、途切れて内容が伝わりにくくなります。これを踏まえて、以下のような件名を考えると良いでしょう。

　　　　・明日のお打ち合わせの最終確認

　　　　・アポイント候補日のご連絡

　　　　・業務効率化に向けた○○のご案内

文字数が多少多くなっても、誰に向けた、どんな目的の情報なのかが一目で分かるようなワードを入れると、相手の興味を引きやすくなります。18文字以内におさめるのが難しい場合は、この点を意識してみるのもおすすめです。

ポイント②相手のメリットを的確かつコンパクトに伝える

アポ取りメールを開封し読んでもらうには、相手にとって有意義な時間になるような内容に工夫する必要があります。 そのため、紹介する商品やサービスが、相手先にとってメリットがあることを伝えましょう。 相手先の事業内容を理解し、的確かつコンパクトにメリットを伝えることで、「話しを聞いてみたい」と思ってもらいやすくなります。

ポイント③正しい敬語を使う

ビジネスパーソンとしての基本ではありますが、メールの文章は正しい敬語を使い、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。正しい敬語や丁寧な表現は相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションにつながります。

 また、商談が成立しなかった場合でも、次回につなげたり、別の取引先を紹介してもらえたりするなど、新たな機会を得られる可能性もあります。

ポイント④複数の候補日を提示する

アポ取りメールで商談の日程を調整する場合には、相手の都合に配慮する必要があります。そのため、複数の候補日を提示するようにしましょう。ポイントは以下の通りです。

• 商談の候補日を3～5日程度提示する
• 商談の候補日は、メール送信日の1週間後以降を目安にする
• 日付だけでなく、「午前」「午後」といった時間も記載する
• 同日の「午前」もしくは「午後」といった連続した候補日はなるべく避ける

相手の負担にならないよう配慮しながら日程を提案することが重要です。

ポイント⑤返信の期限を設ける

アポ取りメールであっても、返信の期限を設定し明記しましょう。返信期限を設定すると相手を急かしてしまうように思われがちですが、実際には好印象を与えます。また、メールを送った相手だけでなく、自分にとってもスケジュール調整がしやすくなるというメリットがあります。返信期限を記載し、スムーズなアポ取りにつなげましょう。

ポイント⑥問い合わせ先やサイト情報を記載する

アポ取りメールには、必ず問い合わせ先を記載しましょう。もし、相手がメールの内容に興味を持った場合でも、必ずしもメールから折り返すとは限らないからです。詳細情報を知りたい場合、SNSや商品ページ、公式サイトなどから調べることも考えられます。

メール本文には、問い合わせ先として返信先のメールアドレスや電話番号、担当者の名前を記載します。

アポイントメールの締めには、署名欄に自社情報や問い合わせ先を必ず記載しましょう。署名があることで相手は安心して返信でき、もし返信が難しい場合でも電話など別の方法で連絡を取ることができます。署名には、以下の情報を含めるとメールの信頼性が高まり、相手にとって返信や問い合わせがしやすくなります。

• 氏名
• 所属部署・役職
• 会社名
• 電話番号
• メールアドレス
• 会社の所在地
• 会社のウェブサイトURL

アポ取りメールにおける注意点

アポ取りメールを送信する前に、以下の注意点も確認しておきましょう。

注意点①送信時間

メールを送る場合は、相手の都合を考えてメールを送信する時間を決めましょう。業界や業種にもよりますが、一般的には就業時間内の送信が望ましいと言われています。特に始業直後から午前中の早い時間帯に送信すると、送信した当日中にメールを開封してもらえる可能性が高いためおすすめです。

注意点②返信タイミング

アポ取りメールの開封率は一般的に低いと言われています。そのため、アポ取りメールに相手から反応があった場合は、迅速に返信して次のステップにつながるようにしましょう。

メールの返信率は、どんな相手にどんな件名で送るかどうかで大きく変わります。課題を抱えていそうな部署や役職を対象に、具体的で関心を引く件名を設定することが効果的です。また、業界や状況に応じて内容を調整すれば、受信者が「自分ごと」と感じやすくなります。

～ケース別～アポ取りメールの例文まとめ

アポ取りメールは、新規顧客へのアポ取りか、既存の顧客へのアポ取りかなどのケースによって内容を変える必要があります。ここでは、ケース別のアポ取りメールの例文をご紹介します。

上司へのアポ取りメール

自社の社長や役員、上司などへのアポ取りメールは、自分のために時間を割いてもらうお願いであることを十分に意識して作成する必要があります。なぜアポを取りたいのか、明確な目的と経緯がきちんと伝わるように作成することで、相手もその意図を理解し時間を割こうという気持ちになります。

●例文●

新規顧客へのアポ取りメール

新規顧客へのアポ取りメールは、細心の注意を払って書くことがポイントです。相手の身になってみると、会ったこともない人からいきなりメールがくるため、迷惑メールではないか、開封してよいメールなのかと警戒することもあります。

開封してもらえるよう分かりやすい件名にし、本文には自分が何者なのか、メールを送った経緯・目的をしっかり伝えるようにしましょう。

●例文●

既存顧客へのアポ取りメール

過去に取引したことがある既存の顧客へのアポ取りメールでは、自己紹介は簡略化しても良いでしょう。ただし、取引してから随分日にちが経過している場合、いつごろ、どういった案件の取引をし、どのようにお世話になったかを自己紹介部分で伝えると、思い出してもらいやすくスムーズにやりとりできます。

また、本文ではどのような商品の紹介なのか、相手にとってどのようなメリットがあるのかを具体的に記載して、返信率アップにつなげましょう。

●例文●

アポ了承をもらったとき

相手からアポイントの了承を得た場合は、速やかにお礼のメールを送信しましょう。また、訪問日時を改めて記載し、相手との認識に齟齬がないか確認することも大切です。

●例文●

日程を再調整をするとき

場合によっては、日程を再調整しなければならないケースもあるでしょう。その場合は、再調整が必要だと分かった時点で、すぐに先方に連絡を入れましょう。謝罪した上で日程の再調整を依頼します。初対面であっても既存顧客であっても、丁寧に謝意を伝えることが大切です。

●例文●

商談前日のリマインドを送るとき

商談日までには、1週間程度の時間があることが一般的です。相手が多忙な場合、スケジュールを忘れてしまうこともあるため、前日にリマインドメールを送ると良いでしょう。リマインドメールはアポイントを思い出してもらうきっかけになるだけでなく先方がスケジュールを変更したい場合にも対応しやすくなります。

●例文●

商談後のお礼を送るとき

商談後のお礼のメールは、できるだけ早く送信するようにしましょう。その際、商談内容をまとめた議事録や、追加で送るべき資料があれば添付します。なお、議事録などの準備が間に合わない場合は、まずお礼メールを送り、後日改めて連絡する旨を記載すると良いでしょう。また、次回の打ち合わせ予定を伺っておくことも有効です。

●例文●

メールをもっと効果的に営業に活用するなら？

アポ取りメールの活用方法として「メール配信サービス」があります。メール配信サービスを使うことで、以下のようなメリットがあります。

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生産性の向上にもつながるため、メール配信サービスの導入を検討するのもおすすめです。

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まとめ

いかがだったでしょうか。今回は、アポ取りメールの書き方やケース別の例文、アポ獲得率を上げるためのポイントを6つご紹介しました。アポ取りメールは、ビジネスにおいてとても重要な役割を果たします。ただし、相手の立場を考えて、丁寧かつ簡潔に書くことが大切です。

ぜひ、今回の例文や書き方のポイントを参考に、アポ取りの成功率を高めましょう。

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